Выбор программного обеспечения: как выбрать лучшие приложения для вашего бизнеса

Вы хотите использовать лучшее программное обеспечение для своей работы — все хотят. Будь вы повар или веб-дизайнер, хорошо сделанные инструменты делают вашу работу более эффективной и приносят больше удовольствия. Но как выбрать лучшее программное обеспечение — и как вообще определить, что такое «лучшее»? Существует больше приложений для электронной почты, CRM и управления проектами, чем вы могли бы протестировать самостоятельно. Спросите своих друзей и коллег, и каждый из них порекомендует свой инструмент. Если вам нужен молоток, найти хороший инструмент довольно легко. Но программное обеспечение более субъективно: лучший инструмент для вас может оказаться не самым лучшим для кого-то другого. Как же сегодня лучшие компании выбирают свой стек программного обеспечения? Как основатель Stacklist, я и моя команда опросили сотни предпринимателей, чтобы узнать больше о том, что заставляет их стартапы работать. Вот десять вещей, которые мы узнали от них о том, как они выбирают программное обеспечение и используют его, чтобы помочь своим командам работать более эффективно.

Сосредоточьтесь на своем бизнесе

Запуская компанию, просто начните двигаться. Инструменты могут отвлекать, и они могут подождать; вашим главным приоритетом должно быть создание, продажа и продвижение вашего основного продукта. Это самый важный совет, который мы слышали от основателей. «Если вы занимаетесь продажей чего-либо, то вы должны начать это продавать», — говорит основатель Upraised Learning Алекс Вайнберг. «Не тратьте слишком много времени на ожидание, чтобы создать идеальную инфраструктуру. Просто продавайте». Очень важно ограничить отвлекающие факторы, когда вы начинаете работать, и хотя программное обеспечение может быть ценным инструментом, оно также может отвлекать. «Существует так много инструментов, что самое сложное — управлять ими всеми», — говорит основательница GoKid Софи Ковен. «Хорошо иметь инструменты, но иногда мы сталкиваемся с проблемой «ползучести функций», когда используем слишком много вещей». Пытаясь бороться с этим «ползучим» развитием, команда BarterSugar сосредоточилась на узкой, но мощной группе инструментов. «Мы стараемся использовать как можно больше интеграций Gmail и инструментов на централизованных платформах, чтобы не отвлекаться на множество различных платформ», — говорит генеральный директор Лейла Табатабаи.

Вывод: Приложения — это всего лишь инструменты, помогающие вам выполнять работу. Старайтесь довольствоваться тем, что у вас есть, как можно дольше, и приобретайте новые приложения только тогда, когда они вам действительно нужны.

Проанализируйте свои потребности

Новое приложение редко является серебряной пулей. Как говорит Ник Таранто, основатель/генеральный директор Plated: «Инструменты не решат проблемы управления или коммуникации — они определенно усугубят их, если вы еще не решили основные проблемы. Поэтому важнее разобраться в своих процессах и правилах коммуникации, прежде чем приступать к использованию инструментов». Итак, когда вы будете готовы к покупке инструментов, действуйте осторожно. Обойдитесь Gmail, Google Docs и другими легкими или собственными решениями, пока вы не определите свои болевые точки и реальные потребности вашей команды. Возможно, вам пока не нужно новое программное обеспечение. «Наша общая философия заключается в том, что, даже когда мы создаем собственное программное обеспечение, мы никогда не должны создавать или покупать что-то до того, как у нас появится четкое понимание того, для чего оно нам нужно», — говорит основатель Blueprint Health Мэтью Фаркаш.

Посмотрите, как много вы можете сделать с тем, что у вас есть, и если процесс становится действительно болезненным, вам следует начать делать покупки». Но прежде чем перегружать свою команду шквалом инструментов, которые кажутся блестящими и крутыми, внимательно изучите существующие процессы и рабочие процессы и подумайте, какие инструменты им соответствуют. «Не смотрите на функции, смотрите на рабочие процессы», — говорит основатель SmarterU Дэн Белхассен. «Рабочие процессы — это то, с чем вам придется жить. Функции — это просто пустые слова. Это будет разницей между тем, будете ли вы довольны через год или будете искать другой инструмент через год».

Вывод: Не выбирайте приложение только для того, чтобы получить что-то новое — определите, что вам нужно от инструмента, а затем найдите приложение, которое соответствует этим потребностям.

Проведите исследование

Итак, вы готовы к покупке инструментов — захватывающе! Но поиск инструментов не сводится к рейтингам и тому, что сейчас на слуху. Вместо этого необходимо определить инструменты, наиболее подходящие для вашей команды, целей и рабочих процессов. Простой вариант — узнать, какое программное обеспечение используют компании, подобные вашей. Такая обратная связь будет наиболее объективной и актуальной для вашей команды, а значит, инструменты с наибольшей вероятностью будут выполнять то, что вам нужно. Поверьте нам, мы провели исследование по этому вопросу. Более 70% предпринимателей говорят нам, что они основывают свои инфраструктурные решения на советах своих коллег по стартап-сообществу.

Поэтому поспрашивайте. Посмотрите, что используют ваши коллеги в других компаниях, или проверьте сообщения на Medium и в Stacklist, чтобы узнать, что используют компании, похожие на вашу. Предварительное исследование поможет вам избежать потери времени на смену решений в дальнейшем. «Если вы выберете неправильный инструмент, менять его будет очень больно. Это может отбросить вашу компанию назад», — говорит основатель DK New Media Дуг Карр. «Компании будут продолжать использовать ужасные инструменты только потому, что они начинали с них… Мне все равно, кто говорит, какой инструмент лучше, я всегда ищу подходящий вариант». Не торопитесь. Убедитесь, что выбранное вами приложение отвечает вашим конкретным потребностям и приносит пользу в течение длительного периода времени.

Вывод: Не останавливайтесь на первом попавшемся приложении — читайте отзывы и спрашивайте рекомендации, чтобы убедиться, что вы выбрали отличный инструмент.

Не скупитесь

42% опрошенных нами компаний — большинство из которых только начинают свою деятельность — говорят, что стоимость является основным фактором при выборе программного обеспечения. К счастью, существует множество дешевых или бесплатных вариантов для начала работы, от полностью бесплатных приложений, таких как Google Docs, до приложений с щедрыми бесплатными уровнями, таких как MailChimp. Но не стоит выбирать инструменты только потому, что они дешевые. Всегда следует учитывать затраты на переключение — в долларах и часах. «На ранней стадии деньги — это все, — говорит вице-президент по финансам и операциям компании willa Бейли Карсон, — хотя я бы заплатил больше за то, что даст мне гибкость, чтобы быстро выйти из этого».

Основатель компании Shield CEO Бенджи Маркофф согласен с этим: «В большинстве случаев вы получаете то, за что платите. Если вы покупаете что-то ужасное, чтобы заплатить меньше, это только прибавит вам работы в будущем. Время — деньги, поэтому не стоит обращать внимание только на цену. Когда вы расширитесь, вы все равно перейдете на более качественный продукт. Лучше заплатить столько денег, сколько нужно, за то, что поможет вам расти, чем тратить деньги на пустышку». Учитывайте стоимость, но платите за ценность. К тому времени, когда стартапы вырастают достаточно для привлечения инвестиций серии А, только 28% определяют стоимость как движущий фактор при выборе инструмента. Вместо этого они обращают внимание на удобство использования, возможности интеграции и лучшие в своем классе инструменты, которые помогут им оптимизировать рабочие процессы и достичь поставленных целей.

Вывод: Программное обеспечение может быть дорогим, но если оно соответствует потребностям и помогает вам делать больше, то со временем оно с лихвой окупит себя.

Попросите о помощи

Когда вы начинаете работать с новым приложением, у вас обязательно возникнут вопросы и опасения. Так спрашивайте. Как и ваша компания, разработчики программного обеспечения, создающие инструменты, которые вы используете, хотят, чтобы их продукты хорошо работали для вас. Не стесняйтесь предлагать новые функции. Компания-разработчик программного обеспечения не всегда сможет удовлетворить ваши пожелания (и не стоит принимать инструмент, полагая, что вы сможете его изменить). Но многие приложения — особенно стартапы — очень серьезно относятся к предложениям клиентов и имеют быстрый цикл разработки продукта, что позволяет им проявлять гибкость. Никогда не знаешь: Приложение может быть способно сделать то, что вам нужно, а вы просто еще не открыли эту функцию. Обращение за помощью может стать разницей между успешным внедрением нового приложения и отказом от него. На самом деле, быстрое получение помощи может быть одной из лучших причин выбрать программное обеспечение от стартапа, а не от более известных игроков. Именно поэтому компания Fluent City предпочла использовать Justworks, а не более популярную ADP. «Когда у меня возникают проблемы, я могу просто поговорить с Justworks о том, что мне нужно, и они возьмутся за дело и создадут его», — говорит генеральный директор Джеймс Рорбах.

Вывод: Компании хотят, чтобы вы полюбили их программное обеспечение, поэтому попросите помощи в начале работы.

Настраивайте приложения в соответствии с вашими потребностями

Нам нравится слушать о компаниях, которые доводят инструменты до предела, используя их не по назначению и зачастую достигая нескольких целей с помощью одной платформы. Электронные таблицы и приложения для канбан-досок пользуются популярностью, поскольку их гибкость позволяет превратить их практически во что угодно. Более продвинутые приложения также можно использовать несколькими способами. Intercom — отличный пример этого: Brightpod использует его для CRM, маркетинга электронной почты и обслуживания клиентов, а Simple Texting использует его как для обслуживания клиентов, так и для CRM. Понимание собственных потребностей и рабочих процессов поможет вам получить максимальную отдачу от инструментов. Иногда вам придется изменить настройки, чтобы инструмент соответствовал стилю вашей команды. В других случаях вам может понадобиться использовать приложение не по назначению. Главное, чтобы инструмент соответствовал вашим потребностям.

Вывод: Не беспокойтесь о стандартных настройках — настраивайте приложения в соответствии с тем, как вы работаете.

Интегрировать все

Мы стремимся к максимальному использованию инструментов, и нет лучшего способа получить больше от ваших приложений, чем заставить их работать вместе. Если вы хотите автоматизировать задачи, меньше копировать и вставлять, настраивать инструменты так, как вам нужно, вам часто придется соединять их. Соедините электронную таблицу с вашей CRM, затем подключите приложение для маркетинга электронной почты, и у вас будет собственный рабочий процесс автоматизации маркетинга, не требующий нового программного обеспечения. «Минимизация сложности — это очень важно для нас», — говорит генеральный директор Dasher Джесси Бойес. Каждый день мы хотим просто прийти и сосредоточиться на создании продукта, поэтому каждая точка трения на этом пути очень вредит нам». Для нас очень важна эффективность, позволяющая быстро интегрировать инструменты и процессы».

Zapier, инструмент интеграции приложений, объединяющий более 500 приложений, — это клей для ваших рабочих процессов. Не верьте нам на слово: Легионы сотрудников Stacklisters подтверждают влияние Zapier на их организацию. «Весь наш процесс работает на автоматизациях Zapier, и это, безусловно, самое важное, что мы используем», — говорит основатель Book In A Box Зак Обронт. «Мы настроили наши процессы так, чтобы они были максимально автоматизированы, поэтому если нужно выполнить пять действий, то будет установлена форма, которая будет автоматически запускать каждый следующий шаг для отправки и загрузки».

Вывод: Автоматизация поможет связать новое приложение со всем остальным, что использует ваша команда, чтобы быстрее добиться большего.

Привлеките всех к работе

Если ваша команда не будет использовать новое приложение, нет смысла его внедрять. Принятие является критически важным. Основательница The Information Джессика Лессин лучше всего выразилась, рассказывая о том, как ее команда приняла Asana: «Я думаю, что большинство систем управления проектами очень похожи. Самое главное — выбрать одну, придерживаться ее и создать вокруг нее культуру. Я знала несколько компаний, которые использовали Asana, поэтому мы просто решили перейти на нее. Когда вы пробуете что-то новое, всегда будут вещи, которые нужно изучить, ограничения, препятствия, поэтому мы просто хотели двигаться быстро и выбрать что-то одно». Возможно, вы выбрали не самое лучшее приложение. Возможно, лучшего приложения действительно не существует. Но как только вы выбрали инструмент, заставьте всех использовать его и не беспокойтесь об альтернативах. Это единственный способ получить от него пользу.

Вывод: Не просто найдите новое приложение: убедитесь, что все члены вашей команды используют его.

Общайтесь, общайтесь, общайтесь

Вы можете использовать один и тот же инструмент, но все ли используют его одинаково? Чтобы избежать узких мест, ваша команда должна быть на одной волне. Сообщайте обо всем, что касается вашего выбора программного обеспечения. Расскажите своей команде, почему вы выбрали именно это приложение, какую проблему оно решает и как эффективно использовать его в своей работе. Возможно, вы подготовите внутреннюю документацию, которая научит вашу команду пользоваться приложением, чтобы убедиться, что все будут работать с ним на одной волне. И если ваша команда испытывает проблемы с эффективным общением, возможно, вам стоит начать процесс заново и выбрать новое приложение для совместной работы. «Сотрудничество в режиме реального времени — ключевой момент, — говорит Райан Вэнс, руководитель отдела контента в CreativeLive.

Не у каждого стартапа есть приложения для управления проектами, HR или CRM, но у каждого стартапа, с которым мы общались, есть какой-то инструмент для внутренней коммуникации. Всем нужен простой способ быстро общаться со своей командой — 64% опрошенных нами команд используют для этого Slack. Есть и другие варианты, включая Google Hangouts (используют 19%), Skype (12%) и HipChat (10%). При таком количестве вариантов нет причин тратить слишком много. «По моему мнению, вы должны платить столько, сколько нужно, чтобы эффективно общаться с командой, но при этом не превышать разумные пределы и бюджет на другие услуги», — говорит Вэнс. Выбрав инструмент, проделайте те же шаги и убедитесь в том, что все сотрудники готовы и знают, как пользоваться коммуникационным инструментом, чтобы вам было легче заставить их использовать следующее новое приложение, которое вы добавите в свой репертуар.

Вывод: Убедитесь, что все знают, как пользоваться новым приложением — и для чего они должны его использовать.

Поделитесь своим любимым программным обеспечением

Соучредителю Kinnek Картику Шридхарану нравится культура стартап-сцены «платить вперед». «Это было так здорово — быть частью большого сообщества, где люди делятся информацией и рекомендациями по инструментам», — говорит он. Выбор программного обеспечения — это тяжелый, трудоемкий процесс, требующий бесчисленных часов исследований, проб и ошибок и, неизбежно, неудач. Поэтому делитесь своим опытом и объективными отзывами об этих инструментах — либо на такой платформе, как Stacklist, либо в более непринужденной обстановке среди друзей. «Мы все в этом вместе», — говорит соучредитель RealLife Global Итан Вангер. Как только вы нашли программное обеспечение, которое вам подходит, помогите своим коллегам-предпринимателям избежать мучительного процесса выбора, поделившись тем, что работает у вас. Как сказала генеральный директор Blinkbuggy Эмма Вайсберг, «у меня такое чувство, что вся моя жизнь как основателя — это гонка со временем. Поэтому все, что может помочь мне быть более эффективной, сэкономить время и найти лучший ответ, я очень ценю, и все, что я могу сделать, чтобы помочь другим основателям быть более эффективными, я с большим удовольствием сделаю».

Вывод: Если вы нашли приложение, которое вам подходит, расскажите о нем другим, чтобы помочь им упростить процесс поиска программного обеспечения.

Автоматическое обнаружение лучшего программного обеспечения

Мы не можем сказать вам, какое приложение лучше всего подойдет для вашей команды, но мы можем помочь вам выбрать то, которое лучше других соответствует вашим потребностям.