Владельцам бизнеса необходимо избегать этих 4 ошибок в бухгалтерском учете

Ведение бухгалтерского учета в безупречном состоянии поможет вам принимать обоснованные финансовые решения — и, что еще важнее, поможет вам избежать возможных казусов, которые могут повредить финансовому здоровью вашего бизнеса. Как сертифицированный управленческий бухгалтер, тренер CMA и основатель Академии экзаменов CMA, я сталкивался и совершал больше, чем свою долю обычных бухгалтерских ляпов. Вот четыре бухгалтерские ошибки, с которыми я сталкивался чаще всего, и как их избежать.

Неправильное документирование квитанций

Этот совет, вероятно, уже не раз звучал в ваш адрес, но это потому, что он очень важен: сохраняйте свои квитанции. Все, начиная от покупки канцелярских товаров и заканчивая отправкой заказов клиентам, должно быть записано, и не только потому, что вы можете попасть под аудит:

• Это поможет вам отслеживать все расходы, которые вы сможете списать в следующем налоговом сезоне. Каждая мелочь имеет значение.
• Квитанции также являются механизмом внутреннего контроля, который гарантирует, что все расходы связаны с бизнесом, а не являются личными.

По возможности к каждой деловой статье расходов должен прилагаться резервный чек, который бухгалтерия может хранить для ведения учета в случае аудита.

Не проводить ежемесячный анализ ваших выписок

 Сначала небольшой обзор определений:

• Отчет о прибылях и убытках (P&L) дает представление о продажах, расходах и прибыли компании за определенный отчетный период.
• В балансовом отчете отражается конечный баланс активов, обязательств и капитала компании за определенный отчетный период.

Эти отчеты дают представление о финансовом состоянии вашего бизнеса, поэтому вам необходимо регулярно проверять их, чтобы убедиться, что все проводки были оформлены точно. Поскольку в бухгалтерском учете много ручной работы, расходы или продажи легко могут быть отнесены к неправильной категории или иным образом ошибочны — вот почему перепроверка не является необязательной. Анализ финансовых отчетов должен проводиться на регулярной основе, чтобы убедиться, что все расходы были точно отнесены к категории, а остатки на счетах были выверены.   Вам также необходимо ежемесячно проводить сверку банковских счетов, в ходе которой бухгалтер сравнивает операции, зарегистрированные в главной книге, с операциями в банковской выписке, чтобы убедиться, что они совпадают. Это особенно важно для того, чтобы убедиться, что все операции с наличностью были учтены.  Актуальная финансовая отчетность дает представление о том, как работала ваша компания в предыдущем месяце, что, в свою очередь, обеспечивает вас и других лиц, принимающих ключевые решения в вашем бизнесе, необходимой информацией. Если финансовая отчетность не закрывается каждый месяц, вы будете принимать решения на основе некачественных данных.

Не завершены записи в журнале начислений и отсрочек платежа

То, что вам необходимо документировать каждый расход, платеж клиента и другие операции в виде записи в бухгалтерских книгах, не новость, но легко забыть завершить начисление и отсрочку. Если ваша компания хранит товарные запасы, вам также необходимо отражать стоимость товаров в балансе и отчете о прибылях и убытках в качестве расхода при каждой совершенной продаже. В противном случае вы будете показывать более высокую маржу прибыли, чем есть на самом деле. Я сам совершил эту ошибку, и только при анализе отчета о прибылях и убытках моей компании я понял, что мы не скорректировали журнальные записи для учета себестоимости запасов. Эти ошибки легко совершить, но они могут привести к неверному представлению о финансах вашей компании. 

Не анализируя бюджет по сравнению с фактическими расходами

Бюджет — это отличное начало, но только если вы его придерживаетесь. Чтобы помочь руководителям сориентироваться в финансовых решениях, в конце каждого месяца и квартала необходимо проводить анализ соотношения бюджетных и фактических расходов, чтобы убедиться, что компания придерживается бюджета.  Конечно, небольшой перерасход или недорасход здесь или там — это не конец света, но если не проводить такой анализ, можно не заметить огромные расхождения, которые потребуют корректирующих действий. Такой анализ также поможет вам найти места, где можно сократить расходы: например, подписки на приложения, которыми вы больше не пользуетесь, или неиспользуемое пространство в облачном хранилище, за которое вы платите. 

Бухгалтерский учет — это одна из тех вещей, которые не могут быть «достаточно хорошими». Она должна быть безупречной. И не только для того, чтобы не допустить ошибок при уплате налогов: точная бухгалтерия позволит вам принимать обоснованные решения, которые помогут улучшить итоговый результат.