Спросите любого профессионального спортсмена или бизнесмена, как они добились успеха, и они ответят вам, что освоили процесс. Выяснив, какие привычки приводят к успеху, а какие нет, они повысили свою эффективность и продуктивность. Но внедрение процесса в бизнес, отдел или даже команду — это совсем другое дело, чем оттачивание личного процесса. С таким количеством движущихся частей, как вы отслеживаете и совершенствуете каждый аспект вашего бизнес-процесса? Диаграммы потоков данных — это простой и эффективный способ для организаций понять, усовершенствовать и внедрить новые процессы или системы. Они являются визуальным представлением вашей системы, что облегчает ее понимание и отсечение. Прежде чем перейти к рассмотрению того, как диаграммы потоков данных могут помочь усовершенствовать любую из ваших бизнес-систем или процессов, давайте разберемся, что именно они собой представляют.
Что такое диаграмма потока данных (DFD)?
Диаграмма потока данных (DFD) — это визуальное представление потока информации, проходящего через процесс или систему. DFD помогают лучше понять работу процесса или системы, чтобы обнаружить потенциальные проблемы, повысить эффективность и разработать более совершенные процессы. Они варьируются от простых обзоров до сложных, детальных отображений процесса или системы.
DFD стали популярны в 1970-х годах и сохранили свое широкое распространение благодаря простоте понимания. Существует два типа DFD — логические и физические. Логические диаграммы отображают теоретический процесс перемещения информации по системе, например, откуда поступают данные, куда они направляются, как изменяются и где заканчиваются. Физические диаграммы показывают практический процесс перемещения информации по системе. Они могут показать, как конкретное программное и аппаратное обеспечение, файлы, сотрудники и клиенты влияют на поток информации в вашей системе. Для описания потока информации можно использовать логические или физические диаграммы. Вы также можете использовать их вместе, чтобы понять процесс или систему на более детальном уровне.
Преимущества диаграмм потоков данных
DFD — это визуальные представления, которые могут помочь практически любому человеку понять логику и функции системы или процесса. Помимо того, что они доступны, они обеспечивают столь необходимую ясность и повышают производительность. Вот как.
Доступность
Поскольку визуальная информация легче усваивается, DFD обычно объясняют сложные концепции лучше, чем блоки текста. Визуальные представления того, как работает тот или иной процесс, также могут дольше удерживать внимание людей, что облегчает запоминание информации.
Ясность
DFD проясняют системы и процессы, необходимые вашей команде для лучшей работы. Внедряя новую систему в масштабах всей компании или совершенствуя существующий процесс в отделе, DFD поможет вам и вашей команде найти общий язык. Создание DFD также позволит вам получить ясное представление о бизнес-операциях. Более четкое понимание позволит вам совершенствовать и отслеживать бизнес-процессы с меньшими трудностями.
Производительность
Доступность и ясность, созданные с помощью DFD, оставят меньше возможностей для ошибок. Ваша команда будет лучше осваивать системы и процессы, потому что они их понимают. Более глубокое понимание — в сочетании с повторяющимся процессом — наверняка повысит эффективность и продуктивность работы команды. На более широком уровне DFD может помочь вам оптимизировать бизнес-операции. Составляя схему процессов, вы получите представление о том, что работает и не работает. Эти сведения помогут повысить производительность труда вас и вашей команды. Кроме того, вы сможете поделиться передовым опытом с другими отделами.
Символы диаграммы потока данных
Прежде чем использовать DFD, необходимо знать символы, используемые для его описания. Символы диаграммы потоков данных — это стандартные обозначения, такие как прямоугольники, круги, стрелки и короткие текстовые метки. Эти символы представляют направление потока данных в системе, входы, выходы, точки хранения и подпроцессы. В DFD используются четыре распространенных метода обозначений: Yourdon & De Marco, Gene & Sarson, SSADM и Unified. Все они используют одни и те же метки и похожие фигуры для представления четырех основных элементов DFD — внешнего объекта, процесса, хранилища данных и потока данных.
1. Внешняя организация
Внешние сущности, которые также известны как терминаторы, источники, поглотители или актеры, — это внешние системы, которые отправляют или получают данные в и из системы, изображенной на диаграмме. Они являются либо источниками, либо пунктами назначения информации, поэтому их обычно располагают по краям диаграммы. Символы внешних сущностей одинаковы во всех моделях, за исключением Unified, в которой вместо прямоугольника, круга или квадрата используется рисунок в виде палочки.
2. Процесс
Процесс — это процедура, которая манипулирует данными и их потоком, принимая входящие данные, изменяя их и выдавая на выходе результат. Процесс может делать это, выполняя вычисления и используя логику для сортировки данных или изменения направления их потока. Процессы обычно начинаются в левой верхней части DFD и заканчиваются в правой нижней части диаграммы.
3. Хранилище данных
В хранилищах данных хранится информация для последующего использования, например файл с документами, который ожидает обработки. Входящие данные проходят через процесс, затем через хранилище данных, а выходящие данные выходят из хранилища данных и затем проходят через процесс.
4. Поток данных
Поток данных — это путь, который проходит информация в системе от внешних объектов через процессы и хранилища данных. С помощью стрелок и лаконичных обозначений DFD может показать направление потока данных.
Уровни DFD
DFD могут варьироваться от простых обзоров до сложных, детальных представлений системы или процесса с несколькими уровнями, начиная с уровня 0. Самые распространенные и интуитивно понятные DFD — это DFD уровня 0, также называемые контекстными диаграммами. Это легко усваиваемые, высокоуровневые обзоры потока информации через систему или процесс, так что понять их может практически каждый.
Уровень 0: Контекстная диаграмма
Этот уровень DFD фокусируется на высокоуровневых системных процессах или функциях и источниках данных, которые поступают к ним или от них. Диаграммы уровня 0 предназначены для простого и понятного обзора процесса или системы.
Уровень 1: Декомпозиция процесса
Хотя DFD первого уровня все еще являются широким обзором системы или процесса, они также более детальны — они разбивают единый технологический узел системы на подпроцессы.
Уровень 2: Глубокие погружения
Следующий уровень DFD еще больше углубляется в детали, разбивая каждый процесс уровня 1 на гранулированные подпроцессы.
Уровень 3: Повышение сложности
DFD уровня 3 и выше встречаются редко. Это в значительной степени связано с тем, что требуется много деталей, что нарушает их первоначальную цель — быть простыми для понимания.
Примеры диаграмм потоков данных
Специалисты в различных отраслях, таких как разработка программного обеспечения, ИТ, электронная коммерция, управление и дизайн продукции, могут использовать DFD для лучшего понимания, доработки или внедрения новой системы или процесса. Но как выглядит диаграмма потоков данных на практике — и как она помогает вашему бизнесу? Вот три примера, которые помогут вам оценить влияние DFD.
1. Уровень 0 DFD
Этот DFD уровня 0 представляет собой контекстную карту платформы для торговли ценными бумагами. Данные текут в одном направлении — от ассистента по работе с клиентами и брокера к платформе. Кроме того, они текут в двух направлениях — от клиентов к платформе и обратно.
2. Уровень 1 DFD
В этом DFD уровня 1 процесс работы с клиентами рассматривается более подробно, включая создание счета, снятие наличных и возможные операции с ценными бумагами.
3. Уровень 2 DFD
Этот DFD уровня 2 декомпозирует процесс «Размещение заказа», чтобы контекстуализировать шаги, необходимые для размещения заказа — либо клиентом, либо брокером. Он даже учитывает сторонний биржевой центр, куда передаются данные о сделке после размещения заказа.
Как сделать диаграмму потока данных
1. Знайте основы.
Прежде чем приступить к созданию диаграмм потоков данных, необходимо следовать четырем лучшим практикам, чтобы создать правильную DFD.
- Каждый процесс должен иметь как минимум один вход и один выход.
- Каждое хранилище данных должно иметь как минимум один входящий и исходящий потоки данных.
- Хранящиеся в системе данные должны пройти через определенный процесс.
- Все процессы в DFD должны быть связаны с другим процессом или хранилищем данных.
2. Выберите систему или процесс.
Начните с выбора конкретной системы или процесса, который вы хотите проанализировать. Хотя любую систему или процесс можно превратить в DFD, чем крупнее процесс, тем сложнее диаграмма и тем труднее ее контекстуализировать. По возможности начните с небольшой функции или процесса, который вы хотите улучшить.
3. Классифицируйте связанные виды деятельности.
Затем разделите все действия, связанные с этим процессом, на внешние сущности, потоки данных, процессы и хранилища данных. Рассмотрим систему заказа еды в ресторане. Клиенты — это внешние объекты, система заказа еды — это процесс, а взаимодействие между клиентами и системой (которое происходит в обоих направлениях) — это поток. Также стоит отметить. Система упорядочивания удваивается как хранилище данных, поэтому для модели SSADA это означает, что она рисуется в виде прямоугольника с закругленными углами с двумя горизонтальными линиями внутри, чтобы представить ее двойную функцию.
4. Нарисуйте контекстную DFD.
Настало время начать рисовать. DFD можно создавать от руки, используя бесплатные шаблоны, доступные в Интернете, или с помощью расширений для браузера. Начните с простой DFD уровня 0: начните с вашего процесса или системы, затем нанесите на карту все основные связи и потоки.
5. Проверьте свою работу.
Прежде чем погружаться в более сложные DFD, проверьте уже проделанную работу, чтобы убедиться в ее точности и полноте. Если вы упустили (или добавили) процесс, сущность или поток, ваши DFD следующего уровня могут потерять смысл, и вам придется начинать все сначала.
6. Создайте дочерние диаграммы.
Для каждого процесса или системы, описанного в DFD уровня 0, создайте новую дочернюю диаграмму со своими сущностями и потоками. В конечном итоге вы сможете использовать эти дочерние диаграммы для соединения процессов между собой.
7. Разверните процессы в DFD уровня 1.
Используя свои детские диаграммы, вы должны выявить более глубокие связи между каждым процессом. В случае с нашим примером ресторана это может означать более глубокое изучение системы заказа еды и ее связи с поставщиками, менеджерами, клиентами и кухонным персоналом.
8. Повторяйте по мере необходимости.
Каждый процесс — неважно, насколько он велик или мал — может быть переосмыслен как контекстная диаграмма уровня 0, и цикл может начаться снова. Повторяйте эти шаги по мере необходимости, чтобы создать столько DFD, сколько требуется, или разбивайте процессы еще больше, чтобы разработать уровень 2, 3 и т. д. DFD.
Совершенствование процесса
Хотя идеальной диаграммы потоков данных не существует, постоянная практика может помочь оптимизировать процесс и дать критическое представление о том, что работает, что нет, и где ваш бизнес может внести значительные улучшения. Как лучше поступить? Запомните правило: Будьте проще. Начните с контекста, выстройте связанные процессы и повторяйте их по мере необходимости, чтобы отобразить ключевые связи, потоки и сущности в организации.