Почему мы отказались от бухгалтерской программы в пользу бухгалтера

Когда мы только основали нашу компанию Test Prep Insight, все было просто. У нас было (очень) мало клиентов, всего несколько поставщиков и одни и те же общие, повторяющиеся расходы. Для целей бухгалтерского учета это делало мою жизнь легкой. Как и любой другой новый учредитель, я побежал и подписался на бухгалтерское программное обеспечение (QuickBooks, в нашем случае) и старательно обновлял бухгалтерские книги каждую неделю. В течение первого года нашего бизнеса это занимало минимум времени, а бухгалтерская программа делала всю тяжелую работу. При одинаковых повторяющихся расходах и ограниченном доходе программа без труда автоматизировала финансы — мне просто нужно было сопоставить несколько операций с нужной категорией. Но с течением времени и ростом нашего бизнеса быстрые и легкие обновления бухгалтерской отчетности становились все менее актуальными. В первую очередь это было связано с увеличением количества ежемесячных операций и возникновением сложных бухгалтерских вопросов: в основном вопросов, связанных с возвратами, скидками и партнерскими комиссиями.

Короче говоря, по мере роста бизнеса наша бухгалтерия становилась все сложнее. В течение первого года работы я, вероятно, тратил 30 минут в неделю на обновление бухгалтерских книг. К концу второго года я тратил уже около 30 минут в день. В начале третьего года нашей деятельности мы достигли точки перегиба, и бизнес действительно пошел в гору. За четыре месяца наш доход от продаж вырос на 76%, и мы добавили две новые категории товаров, что еще больше усложнило ситуацию. По мере того как наши операции становились все более сложными, усложнялась и бухгалтерия. Я тратил около часа в день на очистку бухгалтерских проводок, сопоставление расходов и изменение категорий доходов. Учитывая потребности растущей компании и количество сотрудников, которые искали у меня ответы, я понял, что лучше потратить время в другом месте. Вот почему в восемь часов вечера во вторник, когда я ломал голову, пытаясь понять, как классифицировать новый расход, я решил, что хватит.

Ограничения бухгалтерского программного обеспечения

Что именно было настолько сложным и раздражающим в нашей бухгалтерии, что мне пришлось отказаться от этих задач? В основном это сводится к двум вещам:

Это отнимает время

Если ваш бухгалтерский учет автоматизирован, это не значит, что вы можете поставить его на круиз-контроль и не проверять свои финансовые показатели. Вы должны постоянно перепроверять свои книги, чтобы убедиться, что все в них точно, иначе вас может навестить налоговая служба. И для ясности: вы найдете ошибки. Вещи будут отнесены к неправильной категории. Это неизбежно — и это съедает время.

Вы не являетесь бухгалтером

Я знаю, что это может стать для вас неожиданностью, но вы не бухгалтер.  Моя специализация — подготовка к тестам, а не финансы (раньше я был CPA, и для меня это по-прежнему так). Если вы владелец магазина велосипедов, вы разбираетесь в велосипедах. Если у вас есть сайт электронной коммерции, где продаются гидрокостюмы, вы знаете гидрокостюмы. Именно этот недостаток технических знаний приводит к неэффективности, когда бухгалтерия становится сложной. Я сделал все возможное, чтобы на лету изучить основные принципы бухгалтерского учета и освоить программное обеспечение, но это было не идеально.  Да, я знаю свой бизнес лучше, чем кто-либо другой, но это не абсолютная истина. У меня регулярно возникали вопросы о том, к какому месяцу отнести статью отложенной выручки, как классифицировать случайный разовый расход или как оценить определенный отчет, и мое глубокое знание своего бизнеса не могло ответить на эти вопросы.

Компромисс

Несмотря на гиперболический заголовок этой статьи, я не полностью отбросил нашу бухгалтерскую программу на обочину. Вы действительно не можете этого сделать. Преимущества автоматизации слишком велики, чтобы их отбрасывать. Представьте себе, что вы пытаетесь вести бухгалтерский учет вручную в Excel или, что еще хуже, в старой доброй бумажной книге. У меня желудок вздрагивает при одной мысли об этом.  Нельзя спорить с тем, что бухгалтерское программное обеспечение дает массу преимуществ. После подключения к кредитным картам и банковским счетам вашей компании — и даже к счету PayPal — бухгалтерские приложения могут автоматически подтягивать статьи доходов и расходов. Затем оно легко распределяет эти операции по категориям на основе созданных вами правил. После этого вы можете получить любой финансовый отчет в режиме реального времени — от простого P&L за месяц до пользовательских отчетов об изменениях в росте сегмента по клиентам.

Кроме того, она очень доступна по цене.  Так что нет, я не отказался от бухгалтерской программы полностью. Вместо этого я передала свои задачи по ведению бухгалтерского учета бухгалтеру, который имеет гораздо более глубокие знания в области бухгалтерского учета и знает, как получить максимальную отдачу от программы.

Преимущества найма бухгалтера

Если бухгалтерский учет будет вести живой человек, это решит большинство проблем, о которых я говорил. Для начала, передача бухгалтерии на аутсорсинг возвращает вам почти все время, которое вы тратили бы каждую неделю на обновление своих книг. Я говорю «почти», потому что время от времени у вашего бухгалтера все равно будут возникать вопросы к вам. Но, по моему опыту, я потратил около 5-6 часов в неделю на ведение бухгалтерского учета и потратил около 20 минут на телефонные звонки.  Это сэкономленное время теперь тратится на другое: на основные операции, отношения с сотрудниками и маркетинговые усилия — и на рост моего бизнеса.  И это не говоря уже о том, сколько разочарований мне принес аутсорсинг нашей бухгалтерии. Когда я застревал на какой-нибудь технической проблеме с программным обеспечением или совершенно не понимал, как классифицировать новую операцию, я мечтал разбить свой ноутбук в стиле «Офисного пространства». Теперь я перекладываю все эти мозгоразрушающие проблемы на своего бухгалтера, который справляется с головной болью, а я продолжаю работать в относительном блаженном неведении. Еще несколько важных преимуществ наличия бухгалтера:

• Теперь в моем распоряжении есть эксперт по бухгалтерскому учету, который ответит на все мои вопросы о финансовых отчетах. Теперь, когда у меня появилось больше времени, чтобы сосредоточиться на развитии своего бизнеса, мне, естественно, нужны данные. Но данные в вакууме бесполезны. Главное — уметь разбирать цифры и делать глубокие интерпретации с практическими выводами. А бухгалтеры, возможно, не все имеют лицензию CPA, но они знают свое дело. Поэтому я часто обращаюсь к своему бухгалтеру с быстрыми вопросами о том, как интерпретировать те или иные отчеты, используя ее глубокие знания в этой области.
• Мой бухгалтер ведет финансовые отчеты для полудюжины других компаний, что означает, что я получаю экспертную оценку того, как другие компании решают проблемы или сокращают расходы. 
• Это просто более эффективно. То, на что раньше у меня уходило пять-шесть часов в неделю, мой бухгалтер делает за три часа. Таким образом, передача бухгалтерского учета на аутсорсинг не является компромиссом один к одному с точки зрения времени — обычно эффективность повышается.

Учитывая все эти преимущества, если и есть один большой недостаток в использовании бухгалтера для управления финансами, то это стоимость. Без этого просто не обойтись. Мой бухгалтер берет $45 в час, что, как мне кажется, является высокой платой за ведение бухгалтерии, но, тем не менее, вполне разумно, учитывая ее опыт. При среднем времени работы три часа в неделю я трачу примерно 500 долларов в месяц (плюс стоимость базового бухгалтерского программного обеспечения). Но помните: вы не сравниваете эти $500 с $0 — в зависимости от того, как вы оцениваете свое время, возможно, это чистый выигрыш. Еще одним возможным недостатком для некоторых малых предприятий является потребность в отчетности в режиме реального времени. В зависимости от того, каким образом вы передаете бухгалтерский учет на аутсорсинг, вы можете не иметь доступа к отчетам или получению данных в режиме реального времени. Это, конечно, предполагает, что вы полностью передаете контроль своему бухгалтеру. Если вы передаете бухгалтерию на аутсорсинг, как это делаю я, сохраняя административный доступ к своей учетной системе, вы, как правило, можете самостоятельно получать отчеты в любое время. И я всегда могу просто написать своему бухгалтеру электронное письмо, если мне нужен индивидуальный отчет, который сложнее создать.

Вердикт: передавать или нет?

Так имеет ли смысл отказаться от еженедельной работы с бухгалтерской программой и перепоручить эту работу бухгалтеру? Все зависит от того, сколько времени занимает ваша бухгалтерия, можете ли вы использовать сэкономленные часы с большей пользой, и, конечно, можете ли вы себе это позволить. Думайте об этом как о скользящей шкале, на решение которой влияют самые разные факторы. В конце концов, если у вас растущий малый бизнес, и вы уже чувствуете, что вам приходится нелегко, а несколько сотен долларов в месяц не разорят банк, я предлагаю передать ведение бухгалтерии на аутсорсинг. Вы будете рады вернуть эти часы, чтобы сосредоточиться на своем основном бизнесе. Я это знаю.