Лучшее программное обеспечение для управления портфеля проектов

Менеджеры проектов знают, как отдельные действия влияют на общую картину. И если вы не видите эту картинку, вы действуете вслепую. Наши исследования помогают избежать этого. Лучшее программное обеспечение для управления портфеля проектов (Project Portfolio Management — PPM) для большинства случаев использования — Monday.com. Это надежная платформа, которая дает вам всю огневую мощь управления проектами, необходимую для поддержания организованности. Благодаря множеству представлений и способов организации данных вы можете принимать более обоснованные решения и работать как можно более гладко.

Когда имеет смысл инвестировать в программное обеспечение для управления портфелем проектов

Инвестирование в инструмент управления портфелем проектов является важным решением для любого бизнеса. Вам нужно будет убедиться, что это необходимо, и что сейчас самое подходящее время.

Но как вы узнаете, когда это произойдет?

Ответ заключается в том, чтобы подумать о своем бизнесе и предстоящих проектах и о том, насколько тесно они согласуются в будущем.

Одна из лучших особенностей инструмента PPM заключается в том, что он помогает гарантировать, что ваши проекты вписываются в общий объем более крупного стратегического плана.

Если отслеживание бюджетов и сроков становится все более и более важным для вашего бизнеса, а команда быстро растет, то сейчас, вероятно, самое подходящее время инвестировать в нее.

Однако, если вы только начинаете, то программное обеспечение PPM может оказаться ненужным прямо сейчас, хотя есть большая вероятность, что это произойдет позже.

Итог: тщательно подумайте о том, на какой стадии находится ваш бизнес, о размере вашей команды и о ваших будущих целях.

#1 – Monday.com — Лучше всего подходит для большинства

Гибкость и кастомизация-это то, как Monday.com отличается от конкурентов. У вас есть возможность настроить и настроить макет в соответствии с вашими потребностями.

В начальной настройке стиля сетки вы можете выбрать, что в нее входит, определить столбцы и выбрать из множества различных представлений.

Monday.com однако речь идет не только о высоком уровне настройки—он также включает в себя следующие полезные функции:

• Ведение журнала активности
• Настраиваемые поля
• Отслеживание сроков выполнения
• Обновления по электронной почте
• Исполнительные советы
• Мотивационные инструменты
• Интеграция с конвейерным приводом
• Соответствующие обновления
• Отслеживание времени по проектам
• Элементы управления доступом пользователей

Monday.com интегрируется с более чем 36 типами приложений, от Outlook до Dropbox, от Zendesk до Mailchimp, список продолжает расти. Вы даже можете перемещать информацию между различными интеграциями приложений, экономя самое важное — время.

Автоматизация-это еще одна отличная функция, которая помогает завершить полностью интегрированный подход к Monday.com. Они позволяют связать ключевые процессы вместе—например, если проект помечен как завершенный, руководители групп получат электронное письмо прямо на свой почтовый ящик. Это очень удобно и поможет вам оставаться в курсе всего.

А еще лучше, вы можете начать использовать Monday.com совершенно бесплатно. Это позволяет создавать неограниченное количество досок и документов для двух пользователей. Вы также получаете более 200 шаблонов и Monday.com приложение для iOS и Android.

Для большинства команд вам понадобится план, в котором вы платите за каждое место. Хорошая новость в том, что они по вполне разумной цене.

Стандартный план стоил 10 долларов на пользователя в месяц, в то время как Pro стоит 16 долларов на пользователя в месяц. Стандарт предоставляет вам доступ ко всем важнейшим функциям платформы и до 250 автоматизаций и интеграций в месяц.

Помимо 100-кратной автоматизации и интеграции, Pro также разблокирует отслеживание времени, пользовательские панели мониторинга, ограничение доступа (с учетом личных досок и документов) и многое другое.

Вы также можете выбрать план Enteprise, который предоставляет индивидуальное решение для вашей организации по индивидуальной цене.

#2 – Hive — Лучшее для совместной работы

Если вы ищете инструмент PPM, который сильно фокусируется на сотрудничестве между командами, то лучше всего подойдет Hive. Это облачное программное обеспечение для управления совместными проектами, которое позволяет вам видеть, кто над чем работает и что задерживает или задерживает проекты.

Возможность просматривать все документы, обновления и конкретные детали проекта в одном месте, а затем иметь возможность координировать усилия между членами команды имеет важное значение, и Hive здесь выделяется.

Такие компании, как Uber, IBM и Starbucks, тоже так думают и являются пользователями Hive.

Помимо мастерства совместной работы на одну секунду, Hive также предлагает следующие функции:

• Шаблоны действий и карточки
• Общий доступ к файлам
• Аналитика
• Прогнозирующие оповещения
• Отслеживание времени и предоставление ресурсов
• Отслеживание проекта
• Диаграммы Ганта и прямые сообщения
• Автоматическое обновление
• Файлы и папки
• Простые, интуитивно понятные рабочие процессы

Мы были особенно впечатлены интеграцией электронной почты Hive, которая позволяет отправлять и получать электронные письма Gmail и Outlook непосредственно из приложения. Это помогает программному обеспечению PPM чувствовать себя полноценным решением, интегрированным с основными инструментами, которые вы используете каждый день, и экономит время и хлопоты при многократном переключении с одной вкладки на другую.

‘Карточки действий » служат основой совместного подхода Hive, где вы можете отмечать других членов команды, использовать собственный чат или просто прикреплять файлы для совместного использования. В сочетании с ранее упомянутой интеграцией электронной почты это означает, что вся ваша связь может быть централизована и готова к работе.

Ценообразование Hive простое и понятное.

Существует бесплатная версия, которая позволяет использовать до двух пользователей. Вы получаете доступ ко всем инструментам управления проектами Hive, но им не хватает интеграции, отчетности, отслеживания времени, безопасности и контроля доступа и многого другого. Вы также не можете использовать поддержку Hive.

Чтобы получить большую часть того, что может предложить Hive, выберите команды Hive. Это составляет 12 долларов США на пользователя в месяц и позволяет интегрировать платформу с Salesforce, Jira, Slack и Zoom, а также позволяет интегрировать Zapier.

Для большей поддержки со стороны Hive, включая специального менеджера по успеху и постоянное обучение команды, вы можете выбрать корпоративный вариант Hive. Это по индивидуальной цене, чтобы быть адаптированным к конкретным потребностям вашей команды.

#3 – Asana — Лучший PPM для простоты использования

Asana гордится тем, что является одним из самых удобных в использовании инструментов PPM, и мы должны сказать, что мы согласны. Это простой и понятный инструмент PPM для тех, кто просто хочет встать и работать как можно быстрее и плавно.

Asana предлагает гораздо больше, чем просто удобный интерфейс, но это, безусловно, определяющая особенность программного обеспечения, которая помогает ему выделяться на фоне конкурентов. Если это ключевая проблема для вашего бизнеса (и вашей команды), то не смотрите дальше.

Asana — это гибкий инструмент, ориентированный на сотрудничество. На самом деле, программное обеспечение гораздо больше ориентировано на производительность, чем на отслеживание проектов, и поэтому в нем отсутствуют такие функции, как встроенное отслеживание времени и расширенные сроки для ваших портфелей.

С учетом сказанного, это компенсирует это, когда дело доходит до управления задачами, предлагая гибкий и настраиваемый интерфейс, который интуитивно понятен с самого начала. В этой области его трудно превзойти.

Как только вы зарегистрируетесь на веб-программное обеспечение, вы сможете использовать:

• Настраиваемые информационные панели
• Режим фокусировки и отдельные списки задач
• Задания подзадач
• Функции приоритизации
• Пользовательские календари
• Интеграция с электронной почтой
• Уведомления и напоминания
• Автоматические обновления
• Определение приоритетов и сроков выполнения
• Групповые обсуждения и встречи

Режим фокусировки Asana-это функция, которая нам особенно нравится, она дает вам возможность сосредоточиться на конкретных задачах и исключает те, которые не соответствуют вашей текущей стратегии. Каждая задача и подзадача имеют крайний срок и название, и они отслеживаются индивидуально, что позволяет вам оставаться в курсе событий.

Мы хотели бы сказать, что за ценами Asana так же легко следить, как и за самим программным обеспечением, но это, к сожалению, неправда. Он включает в себя четыре различных плана, в том числе:

1. Основное: Бесплатно.
2. Премиум: $10,99 в месяц за пользователя.
3. Бизнес: 24,99 доллара в месяц на одного пользователя.
4. Предприятие: Индивидуальные цены доступны, связавшись напрямую с Asana.

Повышение каждого уровня ценовой структуры дает вам больше возможностей для игры, и мы считаем, что бизнес-план является обязательным для компаний большинства размеров.

#4 – Smartsheet — Лучшее решение для отчетности и аналитики

Smartsheet вряд ли получит какие-либо награды за то, что он является лучшим инструментом PPM напрямую, но его функции отчетности являются одними из самых сильных, которые вы найдете. Показатели в реальном времени и мощные инструменты визуализации идеально подходят для компаний, которые ставят данные выше всего остального.

От автоматизированных рабочих процессов до электронных таблиц с перекрестными данными Smartsheet-это универсальный инструмент для вашего бизнеса. Тем не менее, кривая обучения, безусловно, может быть крутой, и ей не хватает основных функций совместной работы, которые вы можете найти в других местах.

В соответствии с тем, что вы могли бы ожидать, другие функции Smartsheet в основном ориентированы на данные и включают следующее:

• Составление бюджета и управление изменениями
• Основные функции совместной работы
• Отслеживание вех
• Управление портфелем
• Функциональные макеты
• Планирование проекта
• Отчетность и аналитика
• Управление требованиями
• Видимость в реальном времени
• Управление ресурсами

Любой, кто знаком с Microsoft Excel, сразу почувствует себя как дома с Smartsheet. Разница в том, что это похоже на версию Microsoft Excel, которая может быстро создавать контрольные списки задач для проектов, а затем назначать их отдельным членам команды.

Это еще одна область, в которой Smartsheet имеет преимущество перед более традиционными инструментами PPM; практически нет ограничений на количество настраиваемых полей, которые могут быть назначены вашим задачам. Также легко перетаскивать задачи в создаваемые вами электронные таблицы.

Когда дело доходит до ценообразования, Smartsheet не самый простой, и он может быть немного понятнее. Он состоит из четырех различных уровней, которые разделены на две отдельные группы:

В группе «Стандарт» представлены следующие планы:

1. Индивидуальный: 14 долларов в месяц для одного пользователя.
2. Бизнес: 25 долларов в месяц на одного пользователя.

Группа » Предприятие’ предлагает эти планы:

1. Предприятие: Все функции бизнес-плана, с индивидуальной ценой, указанной только при контакте.
2. Премьер: Все функции корпоративного плана, а также дополнительные и премиальные опции, включая динамические представления и загрузчик данных. Это также индивидуальная цена, указываемая при контакте.

#5 – Oracle Primavera P6 — Лучшее решение для корпоративного бизнеса

Иногда компаниям требуется мощное программное обеспечение для управления крупными и все более сложными проектами, и именно здесь на помощь приходит Oracle Primavera P6. Это идеальный выбор для корпоративного бизнеса.

Хотя это программное обеспечение PPM не предназначено для корпоративного бизнеса, справедливо сказать, что управление меньшими и более простыми расписаниями с его помощью может оказаться более сложным, чем оно того стоит. Но если вы крупный бизнес с обширными проектами, это программное обеспечение вряд ли вас разочарует.

Oracle Primavera P6 позволяет планировать, управлять и выполнять программы и портфели с помощью надежных графических рабочих процессов и оптимизированной отчетности корпоративного уровня для вашего бизнеса.

Особенности включают в себя:

• Планирование, планирование и контроль крупномасштабных программ и отдельных проектов
• Безопасный многопользовательский доступ к расписаниям
• Позволяет руководителям проектов координировать расходы
• Открытие и планирование нескольких проектов одновременно
• Адаптация и изменение ваших взглядов
• Мощное управление рисками
• Интерфейсы членов команды для сбора обновлений статуса
• Диаграммы Ганта
• Отчетность и аналитика в режиме реального времени
• Настраиваемые формы

Oracle Primavera P6 обеспечивает облачный доступ, просмотр в режиме реального времени и возможность адаптации, а также идеально подходит для значительного отслеживания проектов и совместной работы в команде.

В частности, отслеживание позволяет руководителям групп видеть, кто преуспевает в своей области, и помогает им лучше делегировать задачи другим, повышая эффективность во всем.

Это облачное программное обеспечение, а это означает, что сотрудники могут легко получать доступ к данным, где бы они ни находились, и оно также быстро используется. Всегда иметь в наличии физические копии данных-это дело прошлого.

Существует несколько ограничений в отношении численности рабочей силы, которую он может поддерживать, и даже если это команда численностью в тысячи человек, базирующаяся по всему миру, Oracle Primavera P6 не прогнется.

Программный пакет Oracle Primavera предлагает более одного продукта, но больше всего вам встретятся два:

1. Профессиональное управление портфелем проектов Primavera P6 (PPM: на базе Windows) по цене 2350 долларов США.
2. Primavera P6 Управление портфелем корпоративных проектов (EPPM: Веб-интерфейс) по цене 3100 долларов США.

Процесс загрузки Primavera P6 предоставляет вам бесплатную пробную версию профессионального программного обеспечения PPM.

#6 – Changepoint — Лучшее решение для стратегического управления портфелем

Changepoint — это инструмент PPM, который лучше всего подходит для компаний, которым необходимо привести свои портфели в соответствие с текущей корпоративной стратегией. Стратегическое управление портфелем (SPM) заключается в принятии решения о том, где следует распределять ограниченные ресурсы, а где и когда не следует идти на компромиссы.

Точка изменений полностью учитывает это и позволяет компаниям увеличивать скорость своего портфеля с помощью специального планирования, определения приоритетов и распределения ресурсов.

Некоторые из основных преимуществ использования точки изменения включают следующие функции:

• Управление обследованиями
• Больший контроль над проектами
• Сотрудничество с клиентами
• Более разумные инвестиции
• Повышенная проницательность
• Управление рабочими процессами
• Управление знаниями
• Повышение удовлетворенности клиентов
• Использует единую интегрированную платформу
• Управление эффективностью

Точка изменения также позволяет отслеживать и измерять производительность всей команды. Имея подробные планы и показатели эффективности, он отлично подходит для тех предприятий, которые хотят обеспечить целенаправленное наставничество и обучить персонал в областях, которые им нужны в будущем.

Однако мы обнаружили, что планирование в программном обеспечении может быть немного более доступным.

Когда дело доходит до ценообразования, все просто. Changepoint предпочитает, чтобы вы связались с ними, чтобы обсудить цену для ваших конкретных потребностей. Вы также можете запросить бесплатную демонстрационную версию, чтобы получить представление о том, как программное обеспечение будет работать в вашей компании.

#7 – Proggio — Лучший PPM для поклонников Jira

Proggio — лучший выбор для тех из вас, кто использует Jira в качестве инструмента управления проектами. Jira популярна в гибкой области благодаря своим возможностям рабочего процесса и возможностям отслеживания проблем. Proggio почти без усилий интегрируется напрямую с Jira, и в сочетании они создают мощную команду.

Использование Jira с остальным программным обеспечением приводит к созданию простого в использовании инструмента, который упрощает планирование и управление проектами. Вы, безусловно, можете ожидать повышения производительности и вашего стратегического планирования.

С помощью Proggio вы сможете создавать планы для своих проектов и многое другое, и это включает в себя следующие полезные функции:

• Управление отставанием
• Представление Ганта и временной шкалы
• Доски Канбан
• Управление отрицательными отзывами
• Функции приоритизации
• Управление запросами
• Управление ресурсами
• Обновления статуса в режиме реального времени
• Сроки реализации проекта
• Визуальное управление ресурсами

Менеджер проекта в программном обеспечении может назначать членов команды для выполнения определенных задач, позволяя вам следить за их прогрессом, а также предоставляет обновления с помощью удобных статусов с цветовой кодировкой, чтобы вы могли легко отслеживать все. Визуальные элементы помогают придать ясность и повысить общую простоту использования.

Возможности картографирования проектов, как правило, также превосходны. Вы можете назначать задачи участникам, распределять ресурсы и определять приоритеты событий всего несколькими простыми щелчками мыши. Процентные часы завершения-это еще одно небольшое дополнение, которое помогает вам отслеживать проекты без суеты.

Трудно придраться к такому умному программному обеспечению, но возможности поддержки клиентов Proggio могли бы быть лучше, поскольку они довольно ограничены по сравнению с некоторыми другими. Опять же, однако, мы придираемся здесь больше всего на свете.

Прогио поставляется в трех различных планах:

1. Стартер: Бесплатный в использовании, но с ограниченными возможностями. Интеграция Jira доступна в течение 30 дней по этому плану.
2. Бизнес: 19 долларов в месяц на одного пользователя. Интеграция Jira включена.
3. Премиум: Индивидуальные цены, полнофункциональные и доступные для более чем 20 пользователей.

Методология выбора лучшего программного обеспечения для управления портфелем проектов

Теперь вы знаете наши лучшие варианты лучших инструментов управления портфелем проектов. Но у вас может возникнуть ключевой вопрос: как мы решили, кто из них попал в наш список?

Это методология, которую мы использовали для принятия окончательных решений, и это основные функции, на которые вы должны обратить внимание, прежде чем принимать решение.

Управление ресурсами

Возможно, вы являетесь бизнесом, которому необходимо учитывать каждый проект из-за ограниченных ресурсов. Если это так, важно подумать о ваших общих возможностях и о том, сколько проектов вы можете реализовать, прежде чем отправиться в путь.

Хороший инструмент PPM поможет здесь—убедиться, что вы не берете на себя больше, чем можете реально достичь,—позволяя вам видеть важные данные, чтобы оставаться в курсе событий. По сути, речь идет о повышении эффективности вашего бизнеса, и каждое программное обеспечение PPM, о котором стоит говорить, поможет вам сделать именно это. Это важный фактор, так что подумайте хорошенько.

Финансовое планирование

Само собой разумеется, насколько жизненно важно финансовое планирование для бизнеса. Это одна из ключевых частей управления проектами и, как таковая, требует большого внимания. Частое превышение бюджета может привести к ряду событий, которые приведут к тому, что ваш бизнес будет бороться за выживание.

Программное обеспечение PPM поможет предотвратить превращение этого в реальность. Вы сможете распределять свои финансы там, где они необходимы, гарантируя, что проекты будут завершены без нарушения вашего бюджета в процессе.

Инструменты для совместной работы

Инструменты совместной работы позволяют вам работать со своей командой и потенциальными клиентами без барьеров. У каждого инструмента будет что-то свое в этой категории, поэтому стоит подумать о том, что именно вам нужно для правильной работы. Недостаток общения может помешать бизнесу.

Например, важна ли возможность общаться с вашей командой в режиме реального времени? Как насчет комментариев и документации? Вам требуются расширенные функции связи в программном обеспечении или об этом уже позаботились в другом месте? Вам действительно нужно потратить время на обдумывание этого, даже если это может быть не так важно, как управление вашими ресурсами.

Количество пользователей

Не забывайте, что большинство программ PPM будут взимать плату с вас за каждого пользователя каждый месяц. У некоторых даже есть максимальное количество пользователей, поэтому вам нужно подумать о том, сколько пользователей потребуется вашему бизнесу, прежде чем двигаться дальше.

Если вы этого не сделаете, вы можете оказаться в ситуации, когда некоторые члены команды не смогут использовать то же программное обеспечение, что и все остальные,—это последнее, чего вы хотите в своей повседневной деятельности.

Автоматизация/Интеграция

Автоматизация и доступные интеграции-это область, которая может значительно различаться между различными программами PPM. Некоторые из них будут предлагать базовые функции, в то время как другие сделают их ключевой частью своего предложения. Вопрос в том, насколько они важны для вашей компании.

Автоматизация помогает вам сэкономить время, которое вы могли бы использовать в другом месте, тем самым увеличивая общую производительность. Интеграция централизует все и делает вашу жизнь намного проще.

Необходимы ли бизнес-правила/логика для вашей повседневной деятельности? Как насчет автоматического управления задачами или возможности получать электронное письмо на свой почтовый ящик при обновлении каждого проекта? Вам нужны инструменты выставления счетов или CRM-решения, интегрированные в программное обеспечение?

Другими словами, что конкретно вам нужно и не нужно? Вам нужно хорошенько подумать об этом.

Нет единого лучшего инструмента PPM, потому что он полностью зависит от потребностей вашего бизнеса и индивидуальных потребностей.

С учетом сказанного.

Корпоративный бизнес предпочтет Primavera P6, в то время как Smartsheet — это аналитика и отчеты. Аналогичным образом, для некоторых очень важно быть удобным в использовании, и Асана вас там освещает.

Если вы поклонник Jira, вы предпочтете Proggio, а Changepoint идеально подходит для стратегического управления портфелем.

Возможно, функции совместной работы являются ключевыми для вас, как предложения Hive, или, возможно, вам нужны настройки и гибкость, которые предпочитает большинство компаний; если это так, выбирайте Monday.com.

Обязательно хорошенько подумайте и используйте нашу методологию, чтобы разработать наиболее подходящий для вас инструмент PPM.