Как владельцы малого бизнеса могут делегировать полномочия, не разоряя банк

Делегирование может заставить вас нервничать, особенно если вы привыкли все делать самостоятельно, но вы не можете вечно быть командой одного человека. Передав часть своих обязанностей доверенному третьему лицу, вы сможете уделять больше времени тем вещам, которые требуют вашего опыта, и построить более устойчивый процесс — для себя, своей команды и своего бизнеса. Конечно, делегирование может обойтись недешево, особенно если у вас нет большой команды, на которую можно положиться. Но доступное делегирование — это реальная вещь. Давайте посмотрим, как это сделать.

Прежде чем делегировать полномочия

Если вы начнете делегировать задачи без плана, вы потеряете время и деньги. Поэтому прежде чем приступать к делу, убедитесь, что вы выполнили следующие шаги.

Просмотрите свой список задач

Если вы думаете о делегировании, то, скорее всего, это связано с тем, что вы перегружены количеством пунктов в вашем списке дел на каждый день. Первый шаг — просмотреть все свои задачи и ответить на несколько вопросов о них. Что вы делаете:

• Любите делать?
• Не нравится?
• Любите делать, но не помешала бы помощь?
• Ненавидите делать, но не можете перепоручить кому-то другому?
• Чувствуете нейтралитет?

Распределение вашего списка по категориям поможет вам понять, что вам следует продолжать делать (то, что вы любите и не нуждаетесь в помощи), а что следует делегировать (то, что вы ненавидите и можете делегировать). Обратите внимание, что я поставил звездочку рядом с пунктом «Ненавижу делать, но не могу делегировать кому-то другому». Почему? Потому что вы можете делегировать почти все — не обязательно все, но некоторые из них. И это подводит нас к следующему шагу.

Думайте о малом

Когда речь идет о делегировании, легко мыслить всеобъемлющими решениями. Постарайтесь отказаться от такого мышления: абсолютные решения не оставляют места для поиска мелких способов делегирования. Например, если вы выполняете функции отдела продаж в своем бизнесе, вы, возможно, не сможете или не будете чувствовать себя комфортно, делегируя весь процесс. Но вы можете начать с делегирования функций по привлечению потенциальных клиентов. Начните с разбивки задач на мельчайшие шаги. Здесь нельзя перебарщивать — чем меньше шаги, тем больше вероятность того, что вы найдете то, что можно делегировать. Возможно, вы даже обнаружите, что эти шаги — те части задачи, которые в любом случае не являются для вас идеальными.

Создание и документирование процессов

И последнее: прежде чем просить кого-то сделать что-то, что вы обычно делаете, убедитесь, что вы задокументировали свой процесс для этой задачи. Если ваши инструкции будут четкими, все будет выглядеть так, как будто это сделали вы. Конечно, это не означает, что человек, которому вы делегируете полномочия, должен делать это именно так, как вы делаете это всегда — в идеальном мире он будет совершенствовать ваш процесс, делая его еще более успешным. Но им нужна отправная точка, а начало с документированного процесса — это самый эффективный способ убедиться в том, что они выполнят именно ту задачу, которую вы задумали.

Как делегировать полномочия, не разоряя банк

После того, как у вас есть четкое понимание того, какие виды деятельности вы можете делегировать, и вы подготовили документацию, вам нужно выяснить, кому делегировать полномочия.

Делегируйте полномочия в своей команде

Делегирование часто ассоциируется с аутсорсингом, что, конечно, означает более высокую оплату. Но как насчет делегирования полномочий внутри вашей команды? Предложение бонуса или сверхурочных обычно обходится дешевле, чем наем внештатного сотрудника или продолжение работы самостоятельно. Вы также можете попросить члена команды отложить что-то другое, чтобы сосредоточиться на задаче, над которой он должен работать. Анжела Робинсон, пишущая для TeamBuilding, считает делегирование навыком формирования команды: «Вы можете эффективно делегировать, ставя группу в центр всех задач. Я рекомендую объяснить всем членам команды, что индивидуальные действия влияют на команду в целом. Вы можете напомнить трудоголикам, что перенапряжение может привести к выгоранию, задержкам и упущенным возможностям обучения для других членов команды.

В то же время, вы можете объяснить «уклоняющимся от работы», что команда зависит от индивидуальных усилий. Вы должны оценить навыки членов команды и текущую рабочую нагрузку и распределить задачи соответствующим образом. Вы можете позволить членам команды проявлять определенную гибкость в выборе проектов. Обсудите объем работы в группе, и пусть члены команды равномерно распределят работу между собой. Будьте прозрачны в отношении целей и ожиданий с самого начала. «У всех есть общая цель — развитие бизнеса, и делегирование поможет достичь этой цели. Это также поможет карьерному росту членов вашей команды, поскольку они будут работать над новыми проектами и развивать новые навыки.

Работайте с другим предприятием, чтобы позволить себе решение

Фрилансеры и подрядчики часто открыты для различных видов соглашений — например, если вы можете предложить им больше работы, они могут снизить свои расценки для вас. Или они могут предложить вам скидку, если вы приведете другого клиента. Конечно, возможно, у вас недостаточно делегированных полномочий для того, чтобы это произошло. В этом случае попробуйте наладить партнерские отношения с другим предприятием, которому также необходимо передать часть задач на аутсорсинг. Если вы местный бизнес, спросите других владельцев местных предприятий, не хотят ли они поучаствовать в этом вместе с вами. Если ваш бизнес в основном онлайн, найдите другие малые предприятия в вашей отрасли и свяжитесь с ними, чтобы узнать, заинтересованы ли они.

Используйте программное обеспечение для автоматизации

Большинство задач требуют человеческого прикосновения. Но вполне возможно, что вы каждый день тратите время на то, что можно было бы сделать быстрее и лучше, если бы этим занимался компьютер. Программное обеспечение для автоматизации, такое как Zapier, поможет справиться с повторяющимися задачами, которые вы выполняете каждый день. Тогда вы сможете делегировать человеческие дела настоящим людям. Для того чтобы автоматизировать некоторые из ваших задач, сначала нужно уметь распознать, когда задача должна быть автоматизирована.

Делегируйте нерабочие задачи

Иногда именно личные задачи оказываются тяжелым бременем для психики, и именно их, возможно, нужно делегировать. На самом деле, когда речь идет о домашней жизни, мы делегируем больше, чем думаем. Всякий раз, когда вы берете еду на вынос, а не едите в ресторане, вы делегируете свои обязанности по приготовлению пищи. Делегируя доставку продуктов, вы делегируете и их покупку. Мы даже делегируем принятие решений, когда позволяем Netflix выбрать для нас следующий рекомендованный фильм. Вы можете делегировать личные задачи теми же тремя способами, что и рабочие задачи.

1. Делегируйте обязанности в своей команде. В данном случае ваша команда — это ваш сосед по комнате, партнер или дети. Пусть они займутся тем, чем обычно занимаетесь вы.
2. Сотрудничайте с другим бизнесом, чтобы позволить себе решение. Например, возможно, вы хотите делегировать уборку, но сами не можете позволить себе услуги по уборке. Узнайте, не хотят ли соседи участвовать в этом вместе с вами, и, возможно, вы сможете получить скидку.
3. Используйте программное обеспечение для автоматизации. Узнайте, как автоматизировать занятость в личной жизни.

Сокращение личных задач положительно скажется и на вашей рабочей жизни. Вы будете испытывать меньше стресса и меньше отвлекаться, а значит, сможете быть более продуктивными на работе. Это счастливый цикл.