Нанимать и работать с внештатными сотрудниками гораздо легче сказать, чем сделать. Вы думаете, что экономите на зарплате, пособиях и накладных расходах. А с ростом гиг-экономики качество фрилансеров стало выше, чем когда-либо прежде. Но как только вы подберете себе фрилансеров, вы обнаружите, что управление ими требует гораздо больше усилий, чем вы предполагали. Вам придется отслеживать их доступность, набор навыков и расценки — и постоянно контролировать их рабочую нагрузку. Вам необходимо оперативно подбирать внештатных сотрудников для соответствующих проектов с разумными сроками выполнения. И вам всегда нужен запасной план на случай, если фрилансер не появится. Я работал на обоих концах отношений между фрилансером и работодателем, и редко когда они были безболезненными. Однако недавно я разработал для своей команды систему, которая автоматизирует процесс поддержания актуальной информации о фрилансерах и распределения работы, чтобы проекты шли по плану и все были довольны. Вот как это делается.
ОБРАБАТЫВАЮЩИЕ ПРОИЗВОДСТВА
Автоматизируйте работу, которую должен выполнять менеджер проекта
Многие компании и агентства нанимают менеджера проекта, чтобы справиться с головной болью, связанной с управлением внештатными сотрудниками. Ежедневно эти менеджеры должны отправлять электронные письма, определять объем работ и отслеживать каждую деталь в электронных таблицах и списках электронной почты. Но это не всегда лучшее решение; иногда это уход от проблемы. Вы просто перекладываете ту же самую тяжелую работу на другого человека — и платите за это. Вашей компании нужна система. Используя всего несколько онлайн-инструментов, вы можете создать систему, которая объединит внештатных сотрудников с проектами и потребует минимального контроля. В работе менеджера проекта с внештатными сотрудниками есть три важнейших компонента:
- Определение масштаба работы клиента: Менеджеры проектов классифицируют проекты и точно определяют их масштаб. Поскольку каждый проект соответствует определенному архетипу, менеджеры проектов могут начать быстро собирать ресурсы и персонал для запуска проекта.
- Слежение за талантами: Менеджер проекта собирает и управляет актуальными данными, такими как местоположение, услуги, тарифы и доступность.
- Бронирование подходящих талантов: Наконец, менеджер проекта соединяет два аспекта: потребности проекта и подходящих внештатных сотрудников.
Все эти три задачи могут выполняться на автопилоте, высвобождая ценное время и устраняя необходимость в штатном менеджере проектов. Вот как можно автоматизировать этот процесс с помощью Airtable, Calendly и Zapier.
Сфера деятельности Проекты
Независимо от того, руководите ли вы компанией, работающей на основе продуктов, или агентством, предоставляющим услуги, есть кто-то, кто определяет масштаб каждого проекта. В агентстве это часто клиент. Они говорят вам о своих потребностях, а вы подбираете ресурсы для их реализации. В SaaS-компании это обычно менеджер. Например, менеджер по маркетингу контента может определить, что ему нужно писать две статьи в неделю по 1200 слов каждая. Этот процесс обычно приводит к беспорядочной переписке. Менеджеру проекта приходится общаться с клиентом или контент-менеджером и несколькими фрилансерами, одновременно жонглируя сроками, пересылая счета, назначая редакторов и подготавливая резервные материалы. Чтобы избавить свою команду от этих хлопот, автоматизируйте первый этап процесса бронирования. Вы можете поручить внутренним менеджерам или внешним клиентам заполнить все детали проекта и запланировать его в рабочем календаре.
Автоматизация бронирования с помощью Calendly
Самый простой способ сделать это — создать рабочий процесс в онлайн-календаре. Клиенты будут видеть вашу доступность и предварительно заказывать работу. Вы можете создать различные временные интервалы для разных типов проектов, чтобы клиенты знали, сколько времени они просят у фрилансера. Далее вы можете создать анкету, которая поможет вам автоматически классифицировать ваши проекты. Начните с создания учетной записи в приложении Calendly для бронирования встреч. Войдя в него, вы захотите назначить встречи, соответствующие вашим проектам услуг. Вы можете назвать типы встреч и настроить количество времени, которое займет каждая из них. Например, для производственного агентства вы можете ограничить время встречи днем или половиной дня. Для маркетинговой команды вы можете выбрать только часовые встречи.
После этого можно составить пользовательские вопросы для приглашенных, или отборочные вопросы, которые помогут определить масштаб проекта. Вы можете включить вопросы в развернутом виде, с несколькими вариантами ответов или контрольные списки, чтобы лучше определить их конкретные потребности.
После того как вы закончите с вопросами, вы можете добавить индивидуальное сообщение, настроив «Уведомления приглашенного». Вы можете создать сообщение, которое даст вашему потенциальному клиенту знать, что вы обрабатываете его запрос и подтвердите доступность запрашиваемой даты. С помощью этой простой настройки вы можете быстро приступить к оценке проектов, прежде чем назначать на них ресурсы.
Отслеживайте таланты в базе данных фрилансеров
За вашим первым фрилансером было легко следить: Вы точно знали, сколько работы нужно поручить Джеку или Джилл — контент-маркетологу, у которого достаточно пропускной способности, чтобы браться за два проекта в неделю. Однако по мере роста компании список контактов ваших фрилансеров может насчитывать десятки человек. В этот момент вам или руководителю необходимо отслеживать контактную информацию и соответствующую документацию, расценки, навыки и знания, биографию и опыт, а также доступность и пропускную способность. Все эти данные могут меняться из месяца в месяц, поэтому менеджеру проекта необходимо постоянно проверять всех ваших внештатных сотрудников и вручную обновлять таблицу Excel. Они становятся привратником этих данных, и если они упустят одну деталь, эта база данных станет неточной и создаст трудности в процессе бронирования. Вместо этого позвольте фрилансерам самим сохранять и обновлять свою информацию.
Используйте Airtable в качестве базы данных для совместной работы
Airtable — это инструмент базы данных, который прост в использовании, как электронная таблица, и может служить единым источником истины для всех контактов и данных проекта. Он позволяет отдельным исполнителям обновлять свою информацию и проверять другие детали, связанные с проектом, в одном месте. Чтобы создать свою базу данных фрилансеров, начните с создания бесплатной учетной записи Airtable. На главной странице нажмите на серый значок с надписью «Новая база» и выберите «Начать с нуля». Затем создайте одну таблицу для всей информации о ваших контактах.
Добавьте столбцы для каждой информации о фрилансерах, например, адрес электронной почты, опыт, расценки и доступность. Нажмите на значок «+» и выберите тип поля, в котором будет находиться колонка. Например, вы можете указать, будете ли вы использовать этот столбец для имен, электронных писем, списков или чисел. Airtable поддерживает широкий спектр типов полей, но для нашей базы данных фрилансеров вам нужно знать только два поля, которые не являются самоописательными:
Поиск: Это поля, которые «ищут» часть информации в другом листе (или «таблице», как их называет Airtable). Если у вас есть две таблицы, одна с информацией о проекте, а другая с информацией о фрилансерах, вы можете создать поле поиска, которое соединяет эти две таблицы, связывая каждого фрилансера с каждым назначенным ему проектом.
Одиночный выбор/многократный выбор: Это поля, которые позволяют классифицировать элементы. Вы можете создать несколько различных элементов и выбрать один (для одиночного выбора) или несколько (для множественного выбора) для классификации ваших полей данных. Если у вас работают фотографы, видеографы и дизайнеры, вы можете, например, создать эти опции множественного выбора:
После настройки базы данных вы можете создать форму в Airtable для сбора данных от каждого фрилансера. Форма гарантирует, что каждое поле заполнено и данные введены правильно. Чтобы добавить форму, нажмите на выпадающую стрелку в левом верхнем углу и выберите «Форма».
Теперь перетащите каждое поле, которое вы хотите, чтобы заполнили фрилансеры. Вы можете настроить название каждого поля, чтобы оно давало четкие инструкции человеку, который его заполняет. Вы можете пропустить поля, если хотите добавить их самостоятельно.
После создания формы нажмите розовую кнопку «Поделиться формой», чтобы получить ссылку, которой вы можете поделиться с вашими фрилансерами. И, вуаля! Вам больше никогда не придется вручную вводить информацию о фрилансерах в вашу систему. После того, как каждый человек заполнит форму, поля в вашей сетке будут автоматически заполняться. Теперь у вас будет вся информация о фрилансерах в одном, легкодоступном месте. Если вы хотите, чтобы фрилансеры могли обновлять свою информацию, создайте учетные записи коллабораторов базового уровня, чтобы они также могли получить доступ к платформе. Это позволит фрилансерам видеть и редактировать все, что находится в данной конкретной базе. Если вы делитесь своей базой с внештатными сотрудниками, убедитесь, что все конфиденциальные материалы хранятся в отдельной базе.
Дайте возможность фрилансерам бронировать заказы
Если вы следили за развитием событий, то на данный момент у вас все проекты забронированы в Calendly, а все данные о фрилансерах — в Airtable. Вместо того чтобы перемещать данные между двумя инструментами вручную, соедините их вместе, чтобы запросы на бронирование автоматически отправлялись соответствующим фрилансерам, которые, в свою очередь, могли подписаться на проект или задание.
Соедините Calendly и Airtable с помощью Zapier
Вы можете связать Calendly и Airtable с помощью бесплатной учетной записи Zapier. Zapier — это инструмент, который позволяет вашим приложениям легко взаимодействовать друг с другом. Он делает это с помощью простой формулы: Когда в одном приложении срабатывает триггер, в другом приложении автоматически происходит соответствующее действие. Для наших целей триггером будет новое бронирование, созданное в Calendly, а результирующим действием — новое поле, созданное в Airtable. Прежде чем мы проведем вас через эту интеграцию, вам нужно будет сначала настроить Airtable для получения информации в Calendly. Вам нужно будет создать в Airtable поля, соответствующие информации, которую вы запросили через анкету клиента Calendly, приведенную выше. Для простоты давайте рассмотрим пример с именем клиента, электронной почтой и полем для заметок, которое будет включать информацию о местоположении:
Поля Calendly имеют соответствующие поля Airtable, поэтому они могут автоматически заполняться при бронировании.
Шаг 1: Calendly будет вашим триггером: Найдите «Calendly» в строке поиска на правой панели редактора Zap. Выберите Calendly, а затем выберите «Приглашенный создан». Это гарантирует, что автоматизация произойдет, как только клиент забронирует встречу и заполнит анкету.
Шаг 2: Далее Zapier проведет вас через серию тестов, чтобы убедиться, что ваши учетные записи подключены. Следуйте инструкциям на экране.
Шаг 3: После этого нужно указать результирующее действие — что произойдет после того, как клиент забронирует встречу. В данном случае вы хотите, чтобы появилось новое поле Airtable, чтобы фрилансеры могли видеть доступную работу. Итак, выберите «Airtable» в качестве приложения «Действие», а затем выберите «Создать запись».
Шаг 4: Далее вам будет предоставлена возможность отредактировать шаблон. Здесь вы указываете Zapier, какая информация из Calendly попадает в те или иные поля Airtable.
Значок «плюс» (+) справа от каждого поля позволяет просматривать поля Calendly и применять любые введенные данные к соответствующим полям Airtable. В приведенном выше примере имя, которое написал клиент, появится в поле «Имя клиента», его электронная почта — в поле «Контактный адрес электронной почты клиента», а информация о его местоположении — в поле «Примечания». Теперь заказы клиентов будут автоматически появляться в той же базе Airtable, где вы храните данные о проектах. Это упрощает назначение проектов и задач и делает всю информацию по проекту доступной для соответствующих заинтересованных сторон.
Бонус: Создайте торговую площадку для фрилансеров
Если вы готовы сделать эту систему полностью ручной, вы можете продвинуться на шаг вперед, создав рынок, который позволит фрилансерам самим выбирать себе задания. Вы можете сделать это, создав в Airtable представление, которое показывает всю неназначенную работу. Фрилансеры могут войти в это представление и взять проекты, которые запросили клиенты или которые вы создали в Calendly. Настройте это, просто создав пользовательский фильтр в Airtable:
Укажите, что поле «назначаемое лицо команды» пустое. После этого вы можете поручить своим внештатным сотрудникам зайти в это представление и назначить себе проекты, соответствующие их доступности:
Как только они назначат проект, он исчезнет из просмотра, поэтому держите два отдельных просмотра: один для назначенной работы, а другой для работы, которая находится в свободном доступе.
Тратьте время на таланты, а не на грубую работу
Не исключайте человеческое общение из отношений между компанией и фрилансером. Если уж на то пошло, вам следует уделять больше времени личным отношениям с людьми, работающими в вашей команде. Именно это и поможет сделать автоматизация. Автоматизируйте задачи, требующие неумеренного ввода данных и перекрестных ссылок, и у вас появится больше времени на все остальное. Управление расписанием, координация мероприятий и переписка с третьими лицами — это утомительно для сотрудника и дорого для вашего агентства. Вместо того чтобы держать в штате менеджеров проектов или тратить свое драгоценное время, создайте систему, которая будет выполнять большую часть работы за вас. Тогда вы сможете перестать беспокоиться о логистике и сосредоточиться на обеспечении наилучшего опыта для ваших клиентов.