Как провести аудит экономии затрат на бизнес

Когда будущее кажется неопределенным, что делают компании?  Компания Zapier опросила более 500 основателей, руководителей и сотрудников технологических компаний, чтобы узнать, как они могут подготовиться к рецессии, и 47% компаний ответили, что сократят операционные расходы. Знание того, какие расходы следует сократить, является сложной задачей. Если вы откажетесь от тактики или инструментов, которые не приносят должного дохода, вы сможете стать более бережливым и успешным. Но если вы откажетесь от чего-то важного, вы рискуете навредить своей компании в и без того уязвимое время.  Лучший способ найти области, где можно сэкономить деньги, — это провести аудит экономии средств. В этом руководстве объясняется, как оценить свою компанию и сделать правильный выбор бюджета, а также я составил контрольный список по экономии средств.

Как найти возможности для экономии затрат в бизнесе

Уберите указатель с кнопки «отменить подписку» и отойдите от выключателя. Что бы ни побудило вас искать возможности экономии в бизнесе, вам больше повезет с продуманным планом.

Оцените каждую часть вашего бизнеса

Вы можете использовать взвешенный подход для поиска путей сокращения расходов на бизнес. Вот как:

1. Составьте список всех расходов в вашем бизнесе — как денежных, так и временных. Скорее всего, вы захотите разбить эту задачу на выполнимые части (например, на области, которые мы рассмотрим ниже).
2. Измеряйте влияние всего. Используйте такие показатели, как возврат инвестиций (ROI), для рассмотрения каждого инструмента, стратегии и отдела. Окупаются ли затраты? Как изменилась цена и ценность с течением времени? Способствует ли он повышению или снижению качества обслуживания сотрудников и клиентов? 
3. Решите, хотите ли вы сохранить или оставить те или иные расходы. Если что-то является движущей силой бизнеса, продолжайте это делать. Если это центр затрат, ищите способы экономии и улучшения.

Ищите пути оптимизации центров затрат

Выполняя каждый из этих шагов для областей экономии, которые мы рассмотрим в ближайшее время, помните, что существует больше способов сэкономить деньги, чем просто сокращение расходов. Если что-то не оправдывает свой потенциал, есть множество способов это исправить.

• Сократите расходы. Поиск тактик или инструментов, которые стоят дороже, чем они того стоят, — отличный способ сохранить экономию. Бонус: регулярный анализ стимулирует вас к постоянному совершенствованию.
• Покупайте оптом или пересматривайте договоры. Вы можете сэкономить на товарах или услугах, которые вам все еще нужны, пересмотрев контракты или выбрав более долгосрочные обязательства. Это так же, как в Costco или любом другом магазине оптовых скидок — это обойдется дороже, но экономия на каждой единице продукции налицо. Если вы все равно собираетесь что-то купить, вы можете сэкономить деньги в долгосрочной перспективе. 
• Экономьте время с помощью автоматизации. Время — деньги, а автоматизация экономит время. Вы можете работать более эффективно, чтобы тратить время на деятельность, приносящую доход, и отказаться от повторяющейся работы. 47% компаний планируют использовать программное обеспечение для автоматизации, чтобы сэкономить деньги во время рецессии.
• Перераспределите или измените приоритеты. Перераспределите работу в соответствии с сильными сторонами и убедитесь, что все, над чем вы работаете, направлено на достижение четкой и значимой конечной цели. Одним словом, делайте больше того, что получается, и меньше того, что не получается. 

Идеи экономии затрат в бизнесе: Области, которые следует рассмотреть при проведении аудита

Проверка каждой отдельной вещи может быть пугающей. Я разбил его на ряд областей, которые применимы к большинству предприятий, чтобы вы могли работать над аудитом постепенно. Воспользуйтесь этим контрольным списком по экономии затрат в бизнесе, чтобы убедиться, что вы охватили все области, и продолжайте читать, чтобы узнать подробности о вопросах, которые вам следует задать.

Продукты и услуги

В каждом бизнесе есть товары, которые они продают, услуги, которыми они пользуются, или и то, и другое. Вот несколько вопросов, которые следует задать себе, чтобы найти возможности для экономии:

• Можете ли вы договориться с поставщиками о более длительных или крупных обязательствах при меньших затратах?
• Можете ли вы организовать совместную маркетинговую кампанию или сотрудничество с сервисом, которым вы пользуетесь, в обмен на скидку?
• Вы храните больше запасов, чем нужно? Поможет ли вам инструмент управления запасами сделать закупки более эффективными?
• Если вы используете платежный шлюз, является ли он наиболее экономически эффективным для вашего бизнеса?
• Полностью ли вы используете свои услуги по подписке? Если нет, можете ли вы перейти на более дешевый тарифный план?
• Нужны ли вам все приложения в вашем техническом стеке? Или некоторые из них могут выполнять двойную функцию?

Компания Solidstudio, занимающаяся разработкой программного обеспечения, была вынуждена применить творческий подход, чтобы максимально эффективно использовать свой маркетинговый бюджет и набор инструментов. Они знали, что им нужна система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), но не были готовы платить за продвинутый аккаунт HubSpot. Вместо этого они использовали бесплатную версию HubSpot для управления лидами и клиентами, а также интеграцию HubSpot и Zapier для автоматизации работы с лидами. В конечном итоге творческое использование Zapier позволило им сэкономить более $6 000 на стоимости программного обеспечения.

Сотрудники

Ваши сотрудники — это движущая сила и публичное лицо вашей компании. Когда вы относитесь к ним хорошо, они могут заботиться о ваших клиентах, что повышает ваши доходы. Исследование, проведенное компанией Glassdoor, показало, что повышение рейтинга компании на Glassdoor сотрудниками на одну звезду соответствует повышению оценки удовлетворенности клиентов на 1,3%.  Существуют способы расширить возможности вашей команды, чтобы максимально использовать имеющиеся ресурсы. Прежде чем приступать к сокращению бюджета или увольнениям, задайте себе эти вопросы:

• Можете ли вы инвестировать в обучение и профессиональное развитие сотрудников, чтобы помочь кому-то расти в рамках своей роли без привлечения дополнительной поддержки?
• Тратит ли кто-нибудь время на повторяющиеся задачи, которые вы могли бы автоматизировать?
• Все ли собрания продуктивны и необходимы? Если нет, можете ли вы включить асинхронное общение, чтобы команды тратили больше времени на глубокую работу?
• Даете ли вы возможность каждому человеку выполнять задачи, которые играют на его сильных сторонах? Если нет, подумайте о перераспределении обязанностей, чтобы команда стала более счастливой и эффективной.
• Поговорите с сотрудниками о том, где им нужна дополнительная поддержка. Нужно ли вам нанимать сотрудника на полный рабочий день, или же подрядчик или сотрудник на неполный рабочий день может помочь распределить нагрузку?

Маркетинг и продажи

Маркетинг и продажи являются драйверами прибыли, но это также две области, где вы можете застрять в статус-кво тактики или канала, которые не стоят затраченных усилий. Вот как найти способы сэкономить деньги и повысить рентабельность инвестиций:

• Какие маркетинговые каналы имеют самую высокую рентабельность инвестиций? Проведите мозговой штурм, чтобы повысить их эффективность или сократить неэффективные стратегии.
• Какие маркетинговые каналы отвечают целям компании? Перераспределите усилия, чтобы уделять им больше времени.
• Какие маркетинговые тактики отнимают больше всего времени? Можете ли вы автоматизировать эти процессы?

В то время как большинство идей по снижению затрат сосредоточены на устранении или переработке стратегий, вы также можете укрепить свой бизнес, добавив новые. Согласно исследованию Zapier, упомянутому ранее, почти 30% респондентов заявили, что в случае рецессии они будут тестировать новые каналы привлечения клиентов. Попробовав новый подход, вы можете открыть для себя новую аудиторию.

Развитие

Разработка продуктов, приложений и веб-сайтов позволяет преодолеть разрыв между идеями и реальностью. Поскольку проекты по разработке могут занимать значительное количество времени, используйте эти вопросы для поиска путей экономии средств:

• Согласуются ли задачи разработки с дорожной картой и приоритетами вашего продукта? Предположим, инженерные команды тратят время на создание или обновление функций, которые никогда не увидят свет или не продвигают бизнес вперед. В таком случае, возможно, пришло время провести переоценку.
• Какая часть процесса разработки больше всего расстраивает вашу команду? Как вы можете автоматизировать, улучшить коммуникацию или управлять рабочей нагрузкой?

Хотя это немного экстремально, вы можете даже подумать о повороте своего предложения продукции, чтобы пережить рецессию — чуть более 20% компаний заявили, что именно так они и поступили бы.

Операции

Операционные расходы вашей компании зависят от многих факторов. Например, есть ли у вас розничный магазин или вы полностью удаленная компания? Базируется ли ваша компания в сельской местности или в центре города? Есть ли у вас специализированное оборудование? Вот несколько вопросов, которые помогут вам начать аудит операционных расходов:

• Если у вас есть физический магазин или офис, насколько он важен для успеха бизнеса? Если это важно, оставьте все как есть. Если нет, подумайте о сокращении штата или удаленном доступе.
• Используете ли вы свои тарифные планы на интернет и телефон до конца? Можете ли вы договориться о тарифе или плане?
• Можете ли вы сэкономить на расходах на электроэнергию?
• Максимально ли бережно вы используете устройства и учетные записи своих сотрудников? Есть ли какие-либо неэффективные ИТ?

Удержание клиентов

Самый популярный способ, с помощью которого компании планируют пережить рецессию, не имеет ничего общего с затратами и имеет отношение к клиентам. 52% компаний сосредоточатся на удержании клиентов во время рецессии, максимально используя каждый доллар, потраченный на привлечение.  Чтобы оценить свои усилия по удержанию клиентов, посмотрите на коэффициент оттока, коэффициент удержания клиентов, коэффициент повторных заказов, среднюю стоимость заказа и пожизненную ценность клиента. Что вы можете сделать для их улучшения? Клиентский опыт, также называемый CX, учитывает все точки соприкосновения клиента с вашим брендом. Создание ориентированного на клиента опыта на протяжении всего пути клиента — это не только приятное занятие для людей, которых вы продаете, но и благо для бизнеса. Компания HelpCrunch с самого начала уделяла первостепенное внимание клиентскому опыту, и теперь их рейтинг удовлетворенности клиентов составляет 95%, а уровень оттока — 4%.

Партнерские отношения

Партнерство с брендом — это прекрасно в хорошие времена, а в трудные времена — еще лучше. Подумайте, как вы можете сотрудничать с другими представителями вашей (или смежной) отрасли, чтобы разделить затраты или клиентов. Для начала прочитайте о том, как партнерство с брендом может стать стратегией роста. Затем спросите себя:

• Какие виды совместного маркетинга вы могли бы проводить с взаимодополняющими брендами, которые также стремятся сократить расходы?
• Есть ли у вас лид-магнит, которым вы могли бы поделиться с другой компанией и который принес бы пользу и их клиентам?

Более экстремальным вариантом этого может быть слияние или поглощение. Около 20% компаний, ответивших на опрос Zapier, заявили, что будут искать возможности слияния и поглощения (M&A) во время рецессии.

Планы облегчают решение сложных ситуаций

Вероятно, если вы ищете способы экономии денег в своем бизнесе, это связано с конкретной причиной. Будь то состояние вашего бизнеса или направление, в котором, по вашему мнению, движется экономика или ваша отрасль, это, скорее всего, подавляющее и эмоциональное время. Это еще одна причина для взвешенного подхода. Сделайте глубокий вдох, рассмотрите каждую область по очереди и не теряйте творческого подхода. У вас все получится!