9 способов применения оптимизации процессов в вашем бизнесе

Единственное, что может быть опаснее человека, у которого уверенности несоизмеримо больше, чем компетентности, — это тот же человек с электроинструментом. Пример А: после особенно разочаровывающей часовой борьбы за то, чтобы ровно повесить карниз, я долго и упорно думал о том, что идет не так. Мой процесс удерживания карниза на стене одной рукой, попытка держать его прямо, балансируя на крошечном пластиковом уровне, и кропотливое проделывание отверстий в штукатурке с помощью дешевой дрели и еще более дешевого сверла были неэффективны.  Короче говоря, я купил лазерный уровень, ударную дрель и лучшие сверла, и теперь все, что я вешаю, на 90% ровно, если не смотреть на него слишком долго, и я могу делать это примерно за четверть времени. Это оптимизация процесса в лучшем виде, и ту же концепцию можно с большим успехом применить в вашем бизнесе.

Быстрый обзор: Что такое оптимизация процессов?

Оптимизация процессов для предприятий означает выявление неэффективности в обычных процедурах и их исправление для повышения эффективности.  Это может показаться простым, но для того, чтобы воплотить это в жизнь, может потребоваться много времени и средств. Именно поэтому существующие системы оптимизации процессов могут помочь вам найти эти дыры в ваших бизнес-операциях и залатать их, сэкономив огромное количество времени и денег, которые вы можете направить на более эффективную работу.

Преимущества оптимизации процессов для предприятий

Будь то оптимизация кадровых процедур, экономия денег или автоматизация генерации лидов, способность оптимизировать бизнес-процессы — это то, что необходимо иметь в своем арсенале каждому руководителю. Оптимизация повторяющихся задач и сложных процедур дает множество преимуществ.

• Больше последовательности: Оптимизированные процессы имеют более простые процедуры и легче воспроизводятся, что приводит к более последовательным и предсказуемым результатам.
• Повышение эффективности: Сокращение дублирования, узких мест и этапов повторяющихся процессов ускоряет процесс от начала до конца.
• Меньше риска: В процессе оптимизации вы можете выявить процедуры, представляющие ненужный риск, и либо удалить их, либо применить дополнительные меры предосторожности.
• Меньше ошибок: Меньшее количество шагов и меньшая сложность приводят к уменьшению возможностей для человеческих ошибок.
• Более легкое соблюдение требований: Оптимизируйте соблюдение требований, упростив процедуры мониторинга и отчетности.
• Улучшение коммуникации: Устраните коммуникационные барьеры между командами или встройте эффективные процессы совместной работы в рабочие процессы.
• Больше внимания уделяется высокоэффективным задачам: Сокращая повторяющиеся, малоэффективные задачи, вы высвобождаете время для членов команды, чтобы сосредоточиться на задачах, которые больше стоят их времени.

9 методов оптимизации бизнес-процессов

Если процесс «оптимизации» звучит для вас расплывчато, это потому, что так оно и есть. Вместо этого вы можете использовать эти установленные (и не расплывчатые) рамки оптимизации для выявления и устранения заминок в рабочем процессе.

Lean project management

Нет, я не говорю о том, что делают мои фоторамки. Lean — это общий подход к управлению проектами, который повышает эффективность и итоговые показатели за счет сокращения отходов. Более широкие рамки Lean могут включать в себя множество методов, которые могут варьироваться в зависимости от отрасли, но в частности, управление проектами Lean помогает остановить:

• Потеря времени
• Перепроизводство
• Переработка
• Неполезные путешествия
• Неэффективное движение
• Инвентарные отходы
• Ошибки и бракованная продукция

Чтобы получить Lean, вам нужно выполнить следующие пять шагов:

• Шаг 1: Определите ценность продукта: Что ваши клиенты ожидают от вашего продукта? Чего ожидают члены вашей внутренней команды от ваших операций? Как только вы сможете определить ценность, ожидаемую от вашего продукта или процесса, вы сможете стремиться к улучшению того, как вы ее обеспечиваете.
• Шаг 2: Найдите отходы в рабочих процессах: Начиная с самого важного уровня, опишите каждый шаг каждого процесса, необходимого для прохождения от начала до завершения, в частности, ищите любые из перечисленных выше отходов. Полезным инструментом здесь является картирование потока создания ценности.
• Шаг 3: Перестройте рабочие процессы: После того как вы нашли точки потери в ваших процессах, создайте новые рабочие процессы, которые их устранят.
• Шаг 4: Реагируйте на потребности: Будь то внутренний процесс для членов команды или внешний для клиентов, он должен быть обусловлен потребностями конечного пользователя. Создание более быстрого процесса, который затягивается или начинает накапливать избыточные запасы, не совсем в духе Lean.
• Шаг 5: Продолжайте совершенствоваться: Ни один процесс никогда не может достичь совершенства. Lean — это непрерывный процесс, который способствует постоянному совершенствованию по мере изменения людей, тенденций и рынков. Продолжайте искать способы сокращения отходов, чтобы продолжать повышать ценность.

Процесс в действии: Издательство книг о природе ищет пути снижения накладных расходов. Самыми популярными изданиями являются путеводители, но спрос на них растет и падает в зависимости от сезона, а рынок чувствителен к цене. Благодаря картированию потока создания ценности они поняли, что могут сэкономить деньги, сократив количество бракованных книг и расходы на хранение. Они решают предложить свои путеводители в виде полноцветных цифровых электронных книг по той же цене и перевести производство печатной продукции в режим «по требованию», перейдя от цветной печати к черно-белой. Книги печатаются только тогда, когда кто-то их заказывает, и в сочетании с продажами электронных книг им удается сократить производственные затраты и расходы на хранение без повышения цен.

Лучший для: Сокращение отходов в рабочих процессах, производстве и других процессах

SIPOC diagram

Диаграмма SIPOC создает удобное визуальное представление ваших бизнес-процессов. Она помогает лицам, принимающим решения, увидеть общую картину и определить области возможностей для оптимизации, чтобы лучше выровнять их на метафорической стене. SIPOC означает:

• Поставщики: Источники ресурсов («входы»), которые влияют на ключевые результаты («выходы») в процессе.
• Входы: Отдельные элементы (будь то ресурс или действие), необходимые для выполнения процесса
• Процессы: Шаги, необходимые для выполнения задачи от начала до конца с использованием этих входных данных.
• Итоги: То, что вы получаете в результате процесса, например, продукт, услугу или действие.
• Клиенты: Те, кто будет получать, использовать или взаимодействовать с результатами, включая клиентов, партнеров и членов внутренней команды.

Процесс в действии: Владелец пекарни рассматривает возможность создания фирменного сэндвича совместно с мясником. Они составляют диаграмму SIPOC, чтобы определить поставщиков (владелец пекарни, мясник, поставщик ингредиентов), входы (новый рецепт, специальное мясо, дополнительные ингредиенты), процесс (поиск ингредиентов, подготовка ингредиентов, приготовление), выходы (новое блюдо меню) и клиентов (владелец пекарни, мясник, клиенты). Они используют диаграмму для оптимизации обмена ингредиентами и приготовления сэндвичей, согласования бюджетов и установления ценовой планки.

Лучшее для: Получение высокоуровневого понимания процесса

Process mining

Подобно поиску данных, процессный анализ позволяет выявить закономерности, составить схему текущих бизнес-процессов и подкрепить их реальными цифрами.

Процесс в действии: Медицинская организация использует программное обеспечение для поиска данных, чтобы просмотреть журналы событий с временными отметками, включая звонки, расписание приемов, отправленные счета и оплаченные счета. Поиск реальных данных — включая постоянно обновляемые текущие данные — показывает ключевые моменты, в которых можно улучшить планирование и выставление счетов, чтобы повысить уровень удержания пациентов и сократить время оплаты счетов.

Лучшее для: Применение определенных чисел к существующим бизнес-процессам для дальнейшего анализа

Six Sigma

Шесть сигм», изначально разработанная для компании Motorola как математический подход к контролю качества в производстве, также является полезной методикой Lean для сокращения отходов, повышения точности и общей эффективности, а также улучшения предсказуемости. Ее можно использовать даже в управлении проектами Agile. Название относится к тому, что количество ошибок может быть только при отклонении от среднего значения не менее шести стандартов. В зависимости от того, хотите ли вы улучшить существующий процесс или создать новый, есть два акронима, которые вы можете использовать для применения Six Sigma: DMAIC и DMADV.

DMAIC

Как метод улучшения существующих процессов, DMAIC подразделяется на:

• Определите: Начните с определения проблемы, цели, процесса, параметров и клиентов.
• Измерение: Соберите данные, которые будут служить в качестве контроля для последующего сравнения изменений.
• Проанализируйте: Используйте измеряемые данные для поиска возможных причин неэффективности или неудач в достижении целей, которые вы определили в самом начале.
• Улучшение: Придумайте стратегии для устранения этих неэффективностей или неудач и реализуйте их, отмечая улучшения по сравнению с измеренными базовыми показателями.
• Контроль: Примените эти стратегии на практике, внедрив их в свой дальнейший процесс.

DMADV

Если вы создаете новый процесс, вы можете применить «Шесть сигм» через DMADV:

• Определите: Четко сформулируйте свои цели для этого процесса.
• Измерять: Применяйте определенные значения ко всему, что критично для качества (CTQ) для потребителя, продукта или результата процесса.
• Проанализируйте: На основе измеряемых и желаемых результатов разработайте дизайн, который будет соответствовать вашим требованиям.
• Дизайн: Разработайте процесс и протестируйте его перед применением, чтобы убедиться, что он соответствует вашим ожиданиям.
• Проверка: Внедрите процесс и убедитесь, что он соответствует вашим ожиданиям, отвечает поставленным целям и не выходит за рамки каких-либо ограничений на практике.

Процесс в действии: Полиграфическая компания должна найти способ справиться с растущими затратами на материалы для чувствительного к ценам рынка. Используя DMAIC, они обнаруживают, что могут сэкономить деньги и увеличить доход, обновив свое производство, чтобы сократить количество дефектов печати.

Лучшее для: Разработка концептуальных решений для определенных проблем или проектирование новых процессов

Картирование потока создания стоимости (VSM)

Вы можете использовать картирование потока создания ценности, чтобы упаковать текущий процесс в удобную блок-схему. Подобно диаграмме SIPOC, это удобное для Lean визуальное средство помогает вам увидеть вещи такими, какие они есть, чтобы найти возможности для улучшения. VSM превращает сложные процессы с абстрактными затратами и ресурсами в четкие контуры с определенными значениями. Чтобы создать VSM, перечислите все этапы данного процесса. Для каждого этапа отметьте количество времени и любые связанные с ним расходы, а также то, добавляет ли он ценность (и если да, то какую) для конечного пользователя. Как только вы увидите процесс в четких значениях, вы сможете разработать более совершенную модель, отсекающую шаги, которые занимают слишком много времени или стоят слишком дорого, чтобы оправдать свою ценность.

Процесс в действии: Маркетинговая компания стремится сократить время доставки продукции своим клиентам. Менеджер использует VSM для построения графика производственного процесса от разработки до поставки и обнаруживает, что, перестроив этап разработки концепции, можно оптимизировать межведомственное взаимодействие и сократить 10 неплатежных часов в каждом проекте.

Лучший для: Визуализация сложных процессов и поиск неэффективных шагов

Five whys

Не путать с методами «пять Y», «пять мудр» или гораздо более вкусными методами «Пяти парней», техника решения проблем по принципу «пять почему» меняет теоретические решения на факты. Как только вы определили проблему, процесс обманчиво прост: спросите «Почему?» пять раз. Эта стратегия хорошо знакома родителям, у которых есть малыши, и они, скорее всего, приложили все усилия, чтобы стереть ее из своей памяти. Эффективность этого подхода заключается в том, что он заставляет вас опираться на факты и доказательства — вы не отвечаете на вопрос о том, что может произойти, вы отвечаете на вопрос о том, что произошло, что вызвало проблему. С каждым вопросом «Почему?», на который вы отвечаете, вы приближаетесь к сути проблемы. Получив конкретный ответ, спросите, почему этот ответ верен. Повторяйте до тех пор, пока не придете к окончательному ответу в виде матрешки. Устранение этой последней проблемы может решить более широкую проблему, которую вы начали с четырех «почему».

Процесс в действии: Продажи приложения для повышения продуктивности были недостаточными во время школьной распродажи. Они использовали пять причин, чтобы найти вероятную причину, по которой ученики не стали подписываться на бесплатную пробную версию. Причина №1: Число подписчиков на бесплатную пробную версию было низким. Причина №2: Конверсия на целевой странице была низкой. Почему #3: Многие пользователи отказались от процесса регистрации. Почему #4: Более 60% пользователей покинули сайт после первой страницы формы регистрации. Почему #5: Вторая страница формы регистрации требовала ввода информации о кредитной карте. Они решили сократить требование ввода данных кредитной карты и развернуть кампанию позже в течение семестра.

Лучший для: Поиск сути сложной проблемы

5S

Не путать с пятью «Y» — термин, который я придумал в предыдущем разделе — 5S — это практическая модель бережливого производства, которая создает более эффективные и упорядоченные физические рабочие места. Каждая буква «S» основана на японском термине, который также начинается со звука «S».

• Сортировать: Отделите нужные и ненужные предметы и избавьтесь от всего, что не нужно для текущих процессов.
• Наведите порядок: После того, как вы сократили количество необходимых предметов, упорядочьте их, чтобы их всегда было легко найти и использовать.
• Сияние: Проведите глубокую чистку только что организованного пространства (виртуального или физического), чтобы установить новый уровень.
• Стандартизировать: Продолжайте поддерживать чистоту в помещении, нанимая профессионалов и/или распределяя определенные обязанности внутри компании.
• Поддерживать: Разработайте план поддержания нового базового уровня вашего яркого, блестящего, упорядоченного офиса в дальнейшем.

Процесс в действии: После переезда в новое помещение растущая стартап-компания быстро заполняет его новым оборудованием, новыми рабочими местами и новыми сотрудниками. Они избавляются от устаревшего оборудования (Сортировка), пополняют только что освободившийся шкаф канцелярскими принадлежностями (Наведение порядка), нанимают клининговую компанию для глубокой уборки в выходные (Блеск), планируют еженедельные возвращения уборщиков (Стандартизация) и раз в два года проводят «ревизию вещей», чтобы уменьшить беспорядок (Поддержание).

Лучший для: Создание упорядоченной рабочей среды

Plan-Do-Study-Act (PDSA)

Иногда его называют PDCA (заменяя слово «исследование» словом «проверка»), Plan-Do-Study-Act — это метод Lean для оценки последствий изменений. Это не поможет вам найти новые решения или выявить проблемы, но это важная работа по доказательству того, что ваши решения по оптимизации процессов имеют желаемый эффект. Вот четырехэтапный процесс:

• План: Четко определите конкретную проблему, измеримые цели, связанные с этой проблемой, конкретные изменения для решения этой проблемы и количественные показатели, которые могут доказать эффективность этих изменений. Чтобы усилить этот шаг, объедините его с пятью «почему» (чтобы сосредоточиться на проблеме) или SWOT-анализом (чтобы уточнить цели).
• Делайте: Приведите свой план в действие. Поскольку суть этого процесса заключается в том, чтобы доказать эффективность изменений, отметьте базовый уровень эффективности, чтобы впоследствии сравнить с ним результаты. Затем определите сроки и продолжайте записывать данные до тех пор, пока не пройдет достаточно времени, чтобы увидеть измеримые результаты изменений.
• Исследование: В конце срока сравните показатели работы после внедрения изменений с базовым уровнем. Вернитесь к своим предыдущим целям и посмотрите, оказало ли ваше изменение тот эффект, на который вы рассчитывали.
• Действуйте: Если ваше изменение успешно решило проблему, описанную в шаге P, поздравляем! Интегрируйте это изменение в текущие процессы. Если изменение не решило проблему, начните процесс заново с новым решением.

Процесс в действии: Туристическая компания отмечает низкий процент открываемости своих маркетинговых писем и хочет повысить вовлеченность с приближением лета. Они решили, что сокращение тематических строк и добавление эмодзи может помочь увеличить показатель открываемости, стремясь к улучшению как минимум на 15% (план). В течение трех месяцев они проводят A/B-тест, сегментируя половину списка контактов случайным образом, чтобы получить те же письма, но с более длинными, только текстовыми темами для группы A и короткими темами с эмодзи для группы B (Do). Через три месяца они заметили на 23% более высокую открываемость писем в группе В (исследование). В дальнейшем они устанавливают рекомендации по сокращению максимального количества символов в теме письма и вводят правило включать хотя бы один emoji во все маркетинговые письма (Действовать).

Лучше всего подходит для: Доказательство эффективности конкретного изменения

Total Quality Management (TQM)

В соответствии со своим названием, всеобщее управление качеством представляет собой целостную философию улучшения производительности, результатов работы и/или обслуживания клиентов путем поиска и устранения проблем и расширения возможностей сотрудников. TQM — это непрерывный процесс, который сокращает количество ошибок, повышает эффективность и обеспечивает сотрудников на всех уровнях ресурсами, необходимыми для выполнения работы. При внедрении TQM следует помнить о нескольких общих руководящих принципах:

• Качество постоянно улучшается: Понятие «качество» может варьироваться в зависимости от вида деятельности, но вы можете ориентироваться на ожидания ваших клиентов, чтобы оценить это. В конце концов, именно они решают, соответствует ли ваш продукт или услуга ожиданиям.
• Улучшение качества — это ответственность каждого: TQM возлагает ответственность за успех на каждого сотрудника организации. Сотрудники, не относящиеся к руководству, должны быть должным образом обучены и экипированы для выполнения всех своих основных функций, а руководство несет ответственность за выявление недостатков в обучении и ресурсах, а затем за их устранение.
• Улучшение качества — это непрерывный процесс: Вы не можете ожидать достижения совершенства, но вы можете ожидать, что со временем вы станете лучше. TQM — это не одноразовое решение, а философия постоянного улучшения и совершенствования.
• Улучшение качества должно быть доказуемым: Если вы хотите продолжать совершенствоваться, вы должны быть в состоянии продемонстрировать прогресс. Применяйте количественные показатели к конкретным атрибутам качества вашей продукции, устанавливайте цели и вносите целенаправленные изменения, которые помогут достичь KPI.

Процесс в действии: Компания, работающая в сфере информационных технологий, уступает позиции ключевым конкурентам, предлагающим аналогичное программное обеспечение с большей функциональностью и сходной ценой. Руководствуясь TQM, они проводят полный аудит каждого отдела, чтобы найти возможности для внутреннего роста. Руководство посещает семинары по оптимизации процессов, отдел продаж ежемесячно проходит обучение у внешних специалистов, маркетинговая команда получает бюджет на модернизацию веб-сайта, а команда разработчиков продукта встречается с преподавателями колледжа, чтобы узнать, как можно изменить продукт, чтобы он лучше отвечал потребностям клиентов.

Лучший для: Создание основы для постоянного совершенствования

Выполнение оптимизации за 5 шагов

Независимо от того, какой из этих методов оптимизации процессов вы решите изучить, существует довольно общая структура оптимизации процессов, которую вы можете ожидать:

• Шаг 1: Найдите проблему: Вы не сможете стать лучше, если не знаете, где что-то идет не так. Оптимизация процесса начинается с конкретизации проблемы, которую вам нужно решить.
• Шаг 2: Определите свои цели: «Лучше» не является достаточно конкретной конечной целью. Даже если вы не можете рассчитывать на создание безупречного процесса, вы можете установить достижимые, количественно измеримые цели, которые подтвердят ваш прогресс.
• Шаг 3: Внесите изменения: Делайте шаги к достижению целей оптимизации, внося постепенные изменения, которые ведут вас от проблемы к решению.
• Шаг 4: Количественная оценка прогресса: Примените аналитику к своим изменениям, чтобы вы могли отслеживать продвижение к своим целям и видеть, насколько эффективны (или неэффективны) ваши усилия по оптимизации.
• Шаг 5: Продолжайте совершенствовать: Если одна тактика не сработала, попробуйте еще раз. Если она работает, интегрируйте ее и начинайте искать следующую неэффективность.

Программное обеспечение для оптимизации процессов

Программное обеспечение может облегчить реализацию и принятие тактики оптимизации процессов. От управления задачами до визуализации и автоматизации — эти решения помогут вам упростить, упорядочить и сократить потери, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на высокоэффективной работе.

• Kanban: Эти приложения помогают усовершенствовать рабочие процессы, разбивая их на доски, списки и карточки, и все это на одной наглядной приборной панели.
• Управление проектами: Если вы ведете бесчисленные проекты в нескольких отделах, вы можете использовать приложения для управления проектами для организации процессов и упрощения совместной работы между командами.
• Блок-схемы и диаграммы: Оптимизация становится намного проще, когда вы видите свои процессы в наглядном виде. Используйте программы визуализации для создания блок-схем, диаграмм и других наглядных пособий, которые наглядно отображают ваши процессы, чтобы вы могли найти досадные узкие места и ненужные затраты времени.
• Программное обеспечение для автоматизации: Нет ничего более оптимального, чем автоматика, а программное обеспечение для автоматизации позволяет упорядочить работу всех отделов. Вы можете использовать Zapier для автоматизации всех рабочих процессов, соединив все приложения, которые использует ваша компания.