4 способа проводить меньше совещаний на работе

В Proof, стартапе с 15 участниками на посевной стадии, где я работаю в команде маркетинга, мы все носим много шляп. Мы тратим время на все — от поддержки клиентов до собеседования с кандидатами и сборки столов — в дополнение к нашим основным обязанностям, требующим много времени. У нас много работы, поэтому мы постоянно ищем способы рационализировать наши процессы. В начале года мы выявили основную проблему, которая замедляла нашу работу: мы проводили слишком много неэффективных и зачастую ненужных совещаний. За последние несколько месяцев мы внедрили несколько правил и лучших практик, чтобы проводить меньше совещаний и сделать их более продуктивными. Результат? Мы сэкономили сотни человеко-часов. Вот четыре стратегии, которые мы внедрили. Возможно, не все они подойдут для вашей компании, но даже если вы выберете несколько, которые имеют смысл, я надеюсь, что это поможет вам сократить количество времени, которое вы проводите в своем конференц-зале.

Требуйте повестку дня для каждого собрания

Slack и Google Calendar сделали приглашение в календарь вашего коллеги до ужаса простым. В Google даже появилась новая функция, которая предлагает время, когда вы и ваши коллеги можете встретиться. Но если назначить встречу стало как никогда просто, это еще не значит, что вы должны ее проводить. В Proof мы внедрили следующую политику: если вы назначаете встречу, вам необходимо создать повестку дня. В противном случае встреча не состоится. Когда вы требуете повестки дня, вы заставляете организатора встречи остановиться и вдумчиво подумать о цели встречи, о том, кто должен присутствовать на ней, и о том, нужна ли она вообще. Конечно, это добавляет немного работы на тарелку организатора. Но в этом-то и смысл. Если организатор встречи не может или не хочет составить повестку дня, скорее всего, встреча не будет полезной. Это не только позволило нам сократить количество совещаний, но теперь, когда мы проводим совещание, все лучше согласуют свои действия.

Это сокращает потери времени в начале встречи, потому что все входят в комнату с пониманием того, какие темы будут рассматриваться, и знают, как подготовиться к обсуждению. Кроме того, повышается вероятность того, что совещание будет проходить по плану, а повестка дня станет для команды ресурсом, к которому можно будет обращаться даже после завершения совещания. Выигрывают все. Если поместить повестку дня в событие календаря, то все — даже те, кто не присутствует на собрании, — будут иметь представление о том, что обсуждается. Если вы используете Google Календарь, убедитесь, что вы включили разрешения, позволяющие каждому видеть, что находится в рабочем календаре другого. Вот как поделиться своим Google-календарем и просмотреть чужой.

Привлекайте других в комнату

Мы большие поклонники прозрачности в компании Proof: мы делимся с командой всеми финансовыми показателями, мы очень четко представляем долгосрочную стратегию и направление развития нашей компании, и мы даем честную, прямую обратную связь. По этой причине мы являемся большими сторонниками того, чтобы приглашать людей в комнату, когда они упоминаются во время встречи. Вполне естественно ссылаться на людей, которых нет в комнате. На совещании кто-то может сказать что-то вроде: «Ну, Джей Пи [наш технический директор] сказал на днях, что это невозможно с технической точки зрения». На что другой инженер может ответить: «Да, это так. Я не знаю, почему он так сказал». Вот что происходит в этом сценарии. Разговор разгорается вокруг того, что было сказано, почему это было сказано и каковы последствия комментария. Мы теряем время и редко получаем ответ. В зале суда нельзя использовать слухи в качестве доказательств. То же самое мы чувствуем, когда упоминаем кого-то на собрании, в котором он не участвует. Если кто-то упоминается в разговоре на совещании, а его нет в комнате, мы приглашаем его. Это помогает сократить потерю времени (и слухи), но, что более важно, позволяет каждому высказать свою точку зрения. Вместо того чтобы гадать о чьем-то мнении, мы идем и узнаем его.

Самое приятное: эта тактика помогает сократить количество будущих совещаний, устраняя путаницу, когда все уже собрались вместе. А согласованность действий всей организации приводит к более эффективной работе вне зала заседаний. Эта стратегия не имеет смысла для каждой организации (мы — небольшая, сплоченная команда из 15 человек, которые все работают в одном месте). Но более крупные и удаленные компании могут подчеркнуть важность уважения мнения каждого, создав систему последующего взаимодействия с людьми, которые были упомянуты на совещании.

Проводите ежедневные собрания и еженедельные совещания.

Да, я предлагаю добавить собрания как способ проводить меньше собраний. Выслушайте меня. Не все совещания плохи. На самом деле, регулярно запланированные встречи могут помочь выровнять вашу организацию и сократить количество других, ненужных встреч. В компании Proof есть две встречи, которые мы регулярно проводим в нашем календаре:

• Ежедневное совещание. Каждое утро в 9:30 мы собираемся в конференц-зале на 5-10-минутное совещание для синхронизации. Вся наша команда собирается вместе, мы делимся всеми задачами на день и делаем общие объявления (часто о событиях в офисе, обновлениях, гостях). Собрание проводят наш руководитель отдела операций и наш PMs для нашего спринта, но все члены команды могут задавать вопросы или делать объявления.
• Еженедельное общее собрание. Каждую среду в 16:00 мы проводим часовое собрание всех сотрудников. Формат собрания включает в себя информацию из каждого отдела (часто с демонстрационными роликами), хорошие новости (как личные, так и профессиональные), финансовые новости, награду «Ландшарк недели» (человек, который лучше всех продемонстрировал наши основные ценности в течение недели), награду «Упс недели» (человек, у которого был самый большой провал за неделю) и сессию вопросов и ответов с нашим генеральным директором.

Все вместе это добавляет в наш календарь около 1,5 часов встреч. Но это того стоит. Эти конкретные встречи помогают нам сэкономить часы дополнительных встреч, которые могли бы возникнуть из-за отсутствия согласования.

Установите тихие часы

Первым признаюсь: я не верил в потенциал тихих часов. Хотя концепция тихого, спокойного офисного пространства в теории прекрасна, я считал, что в условиях нашего открытого офиса это невозможно. Я полагал, что какое-то время нам это удастся, но в конце концов мы вернемся к нашим старым привычкам — постоянно проводить мини-совещания. Я ошибался. Каждое утро после ежедневного совещания в 9:35 утра у нас начинается тихий час до полудня. Это жутко тихо — спросите любого гостя, который заходил в наш офис утром.

Конечно, тихий час не означает, что разговоры запрещены. Мы лишь просим, чтобы разговоры в это время велись в конференц-зале или на террасе (мы находимся в солнечном Остине, поэтому всегда приятно выйти на улицу в солнечную погоду). Результат: наша команда начала пересматривать приоритеты в своем рабочем процессе, чтобы наилучшим образом использовать эти часы. Как наш контент-маркетолог, я провожу утро за написанием статей по маркетинговым темам, таким как лид-скоринг и маркетинг электронной почты, отправкой писем, разработкой стратегии, что мы будем писать дальше, а также другими задачами, требующими более глубоких размышлений. Вторую половину дня я оставляю открытой для встреч, звонков клиентам и более рутинных дел, которые я могу выполнять с музыкой или подкастами в фоновом режиме. Но я не единственный, кому нравятся эти часы. Я спросил об этом нашего соучредителя Криса Халла.

Вот что он сказал: «Мне нравятся тихие часы, потому что они задают настрой на отсутствие прерываний. Это прекрасное чувство — начинать каждый день, зная, что я могу первым делом спланировать проекты/задачи с высоким коэффициентом полезного действия, быть суперпродуктивным, не отвлекаясь». В зависимости от особенностей вашей команды, вы можете устраивать тихие часы в разное время дня или в ограниченные периоды недели. Может быть, в вашей команде много ранних пташек, которые любят заниматься глубокой работой в первой половине дня (спросите, чтобы узнать об этом!), а может быть, ваши утренние часы должны быть открыты для встреч с офисом, находящимся в другом часовом поясе. Создайте структуру, которая подойдет вашей уникальной команде. Самое главное, что в итоге вы сэкономите время, которое было бы потрачено на импровизированные встречи, когда кто-то проходит мимо вашего стола и задает вопрос или когда вы подслушиваете разговор на другом конце офиса.

Что не сработало

Четыре вышеперечисленные стратегии отлично сработали для нас. Но мы также попробовали множество вещей, которые не сработали. Вот несколько вещей, которые не пошли по плану:

1. Сокращение ежедневных совещаний. В попытке сократить количество часов, затрачиваемых на совещания в Proof, мы попробовали использовать более быструю версию ежедневных совещаний. Вместо того чтобы обсуждать индивидуальные задачи, над которыми работала каждая команда, мы попытались сделать так, чтобы каждая команда сообщала о себе в двух предложениях. Это дало обратный эффект. Мы перестали делиться актуальной информацией, и наша команда стала немного рассинхронизирована.

2. Ликвидация общекомандного собрания. Мы пробовали несколько различных структур для нашего общего собрания — даже полностью его отменили. Избавление от него привело к разобщенности в коллективе, и в итоге пришлось проводить больше собраний, чтобы заменить его.

3. Более короткие совещания. Это идея, которая прекрасно звучала на бумаге, но оказалась сложной в исполнении. Чтобы избежать закона Паркинсона — дайте людям определенный период времени, и мы его заполним — мы пытались планировать более короткие встречи в календаре (например, 30 минут вместо часа). Но в реальности мы превышали запланированное время, что не только заставляло нас чувствовать себя торопливыми и непродуктивными, но и требовало планирования еще одной встречи.

Мы постоянно переоцениваем наш процесс и ищем пути улучшения. Иногда наши планы срабатывают, а чаще — нет. Помните одно: не все собрания плохи. Просто нужно выяснить, какие из них работают на вашу команду, и исключить все остальные.