Поддержание высокого уровня продуктивности может быть непростой задачей. К счастью, существует ряд приложений, призванных помочь вам сосредоточиться на задачах и сохранить высокую продуктивность. В этой статье блога мы расскажем вам о лучших инструментах повышения продуктивности, которые вы можете использовать для более эффективной работы и легкого завершения задач.
ОБРАБАТЫВАЮЩИЕ ПРОИЗВОДСТВА
Pumble — инструмент для общения и сотрудничества
Мы начинаем наш список инструментов для повышения продуктивности с Pumble — платформы для управления бизнесом, которая помогает вашей команде сотрудничать и общаться. Вы можете создавать различные каналы для разных проектов и тем, а затем приглашать всех нужных людей присоединиться к ним. Помимо каналов, есть возможность использовать прямые сообщения, если вам нужно обратиться к конкретным коллегам. Это приложение также позволяет настраивать уведомления. Например, если вы хотите заняться глубокой работой, вы можете приостановить уведомления на 5 или 30 минут или даже дольше (до 2 часов). Это поможет вам не отвлекаться и выполнять задания. Pumble особенно полезен для удаленных команд, поскольку позволяет общаться в режиме реального времени, как будто все члены команды находятся в одном месте. Этот инструмент предлагает неограниченное количество пользователей, неограниченную историю чатов, а также услуги самостоятельного хостинга.
Доступность: macOS, mac (M1), Windows, Linux, Android, iOS, Web
Clockify — программное обеспечение для учета рабочего времени
Тайм-трекер Clockify помогает вам отслеживать все свое время и дает представление о вашей производительности с точки зрения продуктивности. Вы можете отслеживать время с помощью таймера в режиме таймера или добавлять его вручную, в ручном режиме или с помощью табеля учета рабочего времени. После завершения отслеживания времени вы сможете сделать вывод о том, продуктивны ли вы или тратите слишком много времени на пустяковые дела. Для этого вы можете создавать и экспортировать сводные и подробные отчеты по всем видам вашей деятельности, как связанным с работой, так и другим — вы можете импортировать результаты в другие программы для дальнейшего анализа. Вы также имеете доступ к еженедельным отчетам, которые показывают, сколько времени вы и ваша команда отследили за день, чтобы узнать, выполнили ли вы желаемые ежедневные и еженедельные квоты. Это приложение также позволяет добавлять и отслеживать расходы, управлять отпусками и другими видами отпусков с помощью функции отслеживания времени отдыха.
Доступность: Mac OS X, Windows, Linux, iOS, Android, расширения для браузеров Chrome, Firefox и Edge, Web
Right Inbox — инструмент для отслеживания электронной почты
Не успевать справляться с кучей писем, которые вы получаете каждый день, может быть очень утомительно. К счастью, существует множество бесценных инструментов продуктивности, которые могут предотвратить подобные ситуации. Right Inbox — это приложение для отслеживания электронной почты, которое поможет вам управлять своей продуктивностью. С помощью этого расширения вы можете установить автоматические напоминания об электронной почте, чтобы не пропустить важные письма и сроки. Right Inbox также предоставляет вам функцию «отслеживание электронной почты», которая помогает вам иметь более четкое представление о получателях вашей электронной почты — кто открывает ваши письма и переходят ли они по ссылкам электронной почты. Кроме того, вы можете превращать повторяющиеся письма в шаблоны, а также добавлять заметки к письмам, которые видны только вам.
Доступность: Chrome, Firefox, расширение Safari и Google Workspace
Zoom — инструмент для проведения видеоконференций
Правильное общение играет жизненно важную роль в любой компании, особенно при удаленной работе. Поскольку вопросы коммуникации являются одними из самых распространенных проблем удаленной работы, вам понадобится надежный онлайн-инструмент для вашей команды. Zoom, входящий в Топ-100 самых быстрорастущих продуктов, помогает командам сотрудничать друг с другом, проводя собрания и конференц-звонки. Чтобы не пропустить ни одной важной встречи, вы можете даже интегрировать свой аккаунт Zoom с календарем Google. Кроме того, с помощью этого инструмента вы сможете проводить вебинары и тем самым развивать свой бизнес.
Доступность: macOS, Windows, Linux, iOS, Android, расширения для Chrome и Firefox, плагины для Microsoft Outlook, IBM Notes, Skype for Business
Google Drive (Docs, Sheets, Slides) — служба синхронизации файлов
Следующим в нашем списке веб-инструментов производительности является Google Drive — приложение, которое облегчает и ускоряет совместную работу команды и консультации по проекту. С его помощью вы можете создавать документы, редактировать их и делиться ими с членами вашей команды. Этот инструмент идеально подходит для совместных проектов, поскольку все члены команды могут работать с одними и теми же документами одновременно со своих устройств. Люди, имеющие ссылку на документ, могут просматривать его, непосредственно редактировать или добавлять предложения. Это зависит от разрешений, предоставленных человеком, который создал документ. Вы получаете 15 ГБ бесплатно для всех изображений, видео и текстов, которые вы хотите хранить и совместно использовать (Google Диск, Gmail и Google Фото), но вы также можете перейти на более крупный тарифный план.
Доступность: macOS/PC, Android, iOS
ProofHub — универсальное программное обеспечение для управления проектами
ProofHub — это универсальное программное обеспечение для управления проектами и совместной работы команды. Этот инструмент помогает организовать работу, повысить ответственность, повысить эффективность общения и держать всех на одной волне. Он помогает организовать все ваши проекты и задачи, установить сроки, обмениваться файлами, просматривать и утверждать творческие активы, оставлять комментарии в одном месте, а также позволяет всей вашей команде знать, кто и когда что делает. Он позволяет устанавливать сроки и отслеживать время, затраченное на выполнение задач, вручную или с помощью таймеров. ProofHub — это центральное хранилище всей работы вашей команды. Он держит вас в курсе прогресса проекта, помогает придерживаться графика и максимально эффективно использовать свое время. Вы можете отслеживать производительность команды, легче сотрудничать и сократить ненужную рабочую нагрузку. ProofHub также имеет интеграцию со сторонними программами, такими как Google Calendar, iCal, Box, DropBox, Google Drive, Onedrive, Outlook и Freshbooks.
Доступность: Веб, мобильное приложение
Mentionlytics — приложение для мониторинга веб-сайтов и социальных сетей
Хотите быть в курсе самых актуальных тем? Вместо того чтобы вручную искать конкретные ключевые слова, позвольте приложению сделать это за вас. Mentionlytics — это инструмент мониторинга веб-сайтов и социальных сетей. Этот инструмент был признан G2 High Performer Fall 2021. Чтобы воспользоваться этим приложением, вам нужно ввести свое главное ключевое слово, которое может быть названием вашего бренда или компании. Mentionlytics ищет заданные ключевые слова в социальных сетях, новостях, блогах и на других сайтах. Кроме того, вы можете отслеживать своих конкурентов, а также обнаружить свой целевой рынок.
Доступность: веб, Android, iPhone/iPad
Dropbox — служба хостинга файлов
Существует множество веб-инструментов для хранения данных. Если вы не уверены, какой из них использовать, мы рекомендуем Dropbox. Это приложение позволяет хранить все ваши данные в безопасности и в одном месте. Вы можете загрузить все свои документы на облако, а затем получить к ним доступ, когда захотите, со всех своих устройств. С Dropbox вы можете безопасно делиться своими файлами и папками со своей командой. Поскольку существуют такие опции, как «разрешение на скачивание» и «защита паролем», вы можете быть уверены, что ни одна папка не потеряется. Более того, вы можете защитить свои файлы от удаления или вирусов, восстановив или восстановив их.
Доступность: macOS, Windows, Linux, Android, iPhone, iPad
Календарь Google — онлайн-календарь
Следующим приложением в нашем списке инструментов повышения продуктивности является Google Календарь — простой онлайн-календарь, который поможет вам создать и вести расписание на неделю всего за несколько кликов. Вы можете создавать расписания для себя или для своей команды. Этот инструмент согласован с заданиями, которые вы создаете в Google Задачах — опция, которую вы можете найти в правой части вашего Google Календаря. Как только вы добавите свои задания на неделю, вы сможете увидеть их в своем календаре. Кроме того, вы сможете отметить их как выполненные. С помощью Google Календаря вы также сможете планировать встречи, организовывать события, добавлять вложения и совершать видеозвонки Google Meet.
Доступность: Android, iPhone и iPad
ClickUp — универсальное программное обеспечение для управления работой
ClickUp — это мощный инструмент повышения производительности для команд любого размера в различных отраслях. Он полностью настраивается и предлагает многофункциональный опыт для управления рабочей нагрузкой, мониторинга обновлений проекта и общения с командой — независимо от того, какой стиль проекта вы используете. Уникальная организационная иерархия ClickUp дает вам больше гибкости и контроля для структурирования даже самых сложных проектов, а подзадачи и контрольные списки внутри задач помогут вам управлять чем угодно — от многоэтапных рабочих процессов до простых дел. Совместная работа лежит в основе всех функций ClickUp; создавайте комментарии, назначайте комментарии, редактируйте и прикрепляйте файлы по мере необходимости непосредственно в задаче или документе ClickUp. Множество представлений в ClickUp, включая Гантта, Mind Maps, список и Kanban-подобный вид доски, позволяют выбрать оптимальный способ просмотра текущих задач, а настраиваемые статусы позволяют всем видеть прогресс вашего проекта. Кроме того, ClickUp легко подключается к более чем 1 000 других рабочих инструментов, таких как Google Drive, Slack, GitHub, Dropbox и др.
Доступность: Веб, macOS, Windows, iOS, мобильное приложение, Android
Calendly — программное обеспечение для планирования встреч
Еще одним практичным инструментом для планирования встреч и совещаний является Calendly. Одним из важнейших преимуществ этого инструмента является то, что он позволяет избежать переписки по электронной почте с участниками встречи. Вам просто нужно указать в Calendly свои свободные часы в течение недели, и тогда каждый, кто захочет назначить с вами встречу, сможет увидеть, когда вы свободны. Вы также можете установить буферное время, чтобы обеспечить себе перерывы в течение дня. Кроме того, этот инструмент позволяет интегрировать учетную запись Calendly с другими приложениями, такими как Slack, Zoom или Zapier.
Доступность: веб, iPhone, Android
Streak для Gmail — менеджер электронной почты
Управление электронной почтой всегда отнимает много времени и редко бывает продуктивным, но если вы хотите ускорить свою работу с электронной почтой, вы можете обратиться к Streak для Gmail. Этот инструмент позволяет отслеживать ваши письма, поэтому вы будете знать, когда и открыли ли их получатели. Он также позволяет писать письма сейчас и автоматически отправлять их позже. Чтобы сэкономить драгоценное время, обязательно попробуйте опцию «фрагменты». С помощью этой функции вы можете создавать ярлыки и шаблоны для повторяющихся писем. Кроме того, с помощью опции «Mail Merge» вы можете отправить сразу несколько индивидуальных писем, используя данные из ваших CSV-файлов.
Доступность: iOS, Android, расширение для Chrome
EmailAnalytics — инструмент визуализации электронной почты
EmailAnalytics предназначен для всех, кто использует Gmail или G Suite для ежедневной работы с электронной почтой. Она визуализирует активность электронной почты, предоставляя вам представление о вашей собственной производительности электронной почты, а также производительности вашей команды или сотрудников. Он рассчитывает среднее время ответа на электронное письмо, что является важным KPI для отделов продаж и обслуживания клиентов. Кроме того, он отправляет ежедневный отчет по электронной почте с кратким описанием вчерашней активности по электронной почте для всей вашей команды, что позволяет легко и просто контролировать активность сотрудников, перераспределять рабочую нагрузку и повышать производительность.
Доступность: веб-основа
Trello — инструмент для управления делами и проектами
Trello — это веб-приложение для совместной работы и общения в команде. Но оно также позволяет управлять задачами и проектами. В Trello есть доски, и каждая доска представляет собой проект. Создав доску, вы можете добавлять карточки, которые служат задачами. Затем вы можете добавлять людей в эти задачи и отслеживать свой прогресс; вы можете создавать списки дел, указывать, над какими задачами вы сейчас работаете, и перемещать их в колонку «сделано» после завершения. Члены команды могут обсуждать проекты и задачи, добавлять комментарии и голосовать за идеи. Вы также можете загружать вложения, определять сроки выполнения и добавлять ярлыки для более быстрой навигации по инструменту. Trello также позволяет интегрировать его с Google Calendar и Gmail, а также со многими другими приложениями для более упорядоченной работы.
Доступность: веб, macOS, Windows, iOS, Android
Scribe — платформа для обмена знаниями
Если вам по работе приходится создавать пошаговые инструкции, Scribe сразу же сэкономит ваше время. Он фиксирует ваши щелчки и нажатия клавиш во время выполнения процесса, а затем мгновенно превращает их в выделенные скриншоты и письменные инструкции. Больше не нужно делать скриншоты и вставлять их в документы — Scribe сделает всю ручную работу за вас. Scribes можно передавать по ссылке конкретным людям или сделать их общедоступными для всей вашей команды. Их также можно встраивать в базу знаний или в центр помощи для клиентов. Scribe часто используется для создания СОПов, рабочих инструкций, документации по программному обеспечению и многого другого. Его расширение для Chrome является бесплатным и может использоваться неограниченное количество раз. Некоторые функции, включая настольную версию, доступны только при наличии платной подписки.
Доступность: Chrome, Microsoft Edge, Windows, Mac
TeamViewer — инструмент удаленного управления и совместного использования рабочего стола
Еще одно приложение, которое мы включили в наш список веб-инструментов для повышения производительности, — TeamViewer — программное обеспечение, позволяющее командам подключаться удаленно. С помощью TeamViewer Meeting команды могут проводить онлайн-совещания, делать онлайн-презентации и участвовать в совместной работе. Самым большим преимуществом этого инструмента производительности является возможность совместного использования рабочего стола и файлов, а также удаленного управления. Получив разрешение, вы можете получить доступ ко всем данным на компьютере вашего коллеги и просмотреть все необходимые документы, не беспокоя его. Онлайн-доска — еще одна удобная функция, особенно полезная для проведения мозговых штурмов с вашей командой.
Доступность: Windows, macOS, Linux, ChromeOS, Raspberry Pi, Android, iOS
Evernote — приложение для ведения заметок
Evernote отлично подходит для обмена информацией и создания быстрых заметок во время работы. Эти заметки могут быть аудио- и видеофайлами, изображениями, веб-клипами или веб-страницами; вы можете делиться этими заметками и получать к ним доступ с любого устройства. Вы также можете добавлять «чернильные» заметки, рисовать диаграммы, графики и стрелки, чтобы сделать ваши письменные заметки более лаконичными. Вы также можете использовать шаблоны Evernote, такие как бизнес-план или трекер проекта, и сканировать важные документы. Если вам нужно отслеживать свое время и продуктивность, существует интеграция Clockify с Evernote, которая позволяет отслеживать время в заметках одним щелчком мыши. Вы также можете интегрировать Evernote с Google Calendar, чтобы связать свои заметки с событиями календаря.
Доступность: iOS, Android, расширение для браузера Web Clipper
Hootsuite — менеджер социальных сетей
Если ваша работа заключается в управлении несколькими различными платформами социальных сетей, то Hootsuite — это инструмент для вас. Этот инструмент поможет вам сэкономить время, позволяя планировать одновременное появление нескольких постов на нескольких платформах с помощью Bulk Composer. С помощью Hootsuite ваши коллеги могут вносить правки до того, как черновики будут опубликованы. Вы также можете отслеживать все упоминания актуальных для вас тем в социальных сетях, а также создавать рекламные кампании.
Buffer — инструмент для управления социальными сетями
Еще один инструмент, который поможет вам управлять своими аккаунтами в социальных сетях, — Buffer, приложение, признанное G2 лидером осени 2021 года. Вы можете планировать и составлять расписание постов для различных каналов социальных сетей, а также устанавливать напоминания для историй Instagram. Чтобы убедиться, что вы публикуете качественный контент, вы можете установить опцию, требующую одобрения перед публикацией постов. Buffer также позволяет просматривать аналитику социальных сетей, чтобы лучше понимать, как должен выглядеть ваш контент. С помощью этой функции вы можете создавать пользовательские отчеты, а затем делиться ими со своими руководителями или клиентами.
Доступность: iOS, Android, расширение для Chrome
Chanty — инструмент для совместной работы
С Chanty ваша команда сможет выполнять больше работы вместе. Chanty может предложить гораздо больше. Он также повышает производительность на 55% по сравнению с другими инструментами совместной работы. Он недорогой, а также предлагает удобный пользовательский интерфейс. Chanty выделяется тем, что предоставляет бесконечную историю разговоров. Не нужно напрягаться, чтобы наверстать упущенное, если вы новичок в команде. Опции аудио- и видеоконференций также очень удобны в использовании. Доска Kanban также обеспечивает настраиваемый подход к выполнению и управлению всеми вашими действиями в одном месте. Одна из интересных особенностей Chanty заключается в том, что вы можете превратить любое сообщение в задачу и отслеживать ее выполнение в одном месте, поскольку вы интегрируете несколько приложений в Chanty. Это позволяет вам использовать только одно приложение для всех уведомлений и задач, экономя время и усилия.
Доступность: Mac OS X, Windows, Linux, iOS и Android
Salesmate — программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами
Salesmate — это программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), которое автоматизирует ручные операции и оптимизирует рабочий процесс для вашего торгового персонала. Это продвинутая CRM для продаж с простыми функциями, которые повышают вовлеченность клиентов, помогают в создании эффективных маркетинговых кампаний, ускоряют процесс продаж и хранят все данные о клиентах в одном месте. Более того, он предлагает такие мощные функции, как автоматизация продаж, автоматизация маркетинга, управление конвейером продаж и многое другое, оставаясь при этом в рамках вашего бюджета. Salesmate — одно из самых эффективных решений для повышения продуктивности продаж для компаний любого размера. Это экономически эффективное решение обеспечивает немедленную и своевременную помощь клиентам.
IFTTT — создатель условных операторов
IFTTT работает по принципу «если то-то, то-то», отсюда и название; вы можете синхронизировать два приложения вместе, так что когда одно приложение завершает свои задачи, другое начинает работать над своими задачами. После входа в систему вы можете выбрать из множества приложений и сервисов в репозитории инструмента, а также многочисленные «рецепты» того, как их можно объединить, чтобы оптимизировать рабочий процесс. Например, вы можете объединить приложение Pocket с вашим Kindle, чтобы всякий раз, когда вы отмечаете статью в Pocket, она автоматически отправлялась в Kindle.
Доступность: веб, iOS, Android
Zapier — инструмент автоматизации рабочего процесса
Еще одно приложение, позволяющее соединить несколько инструментов, — Zapier. С помощью этого приложения вы сможете автоматизировать свой рабочий процесс. Сначала вам нужно выбрать триггер — рутину в определенном приложении. Затем задайте одно или несколько действий, которые должны происходить автоматически. Например, когда вы получаете письмо в Gmail (триггер), вы хотите, чтобы Zapier скопировал все вложения в Dropbox (первое действие) и предупредил вас в Slack об этих вложениях (второе действие). Таким образом, вы сможете автоматизировать некоторые повторяющиеся задачи и получить больше времени, чтобы сосредоточиться на важных делах. У этого инструмента есть несколько готовых рабочих процессов, которые вы можете использовать. Кроме того, вы можете попробовать Zapier для команд, если хотите помочь своим коллегам автоматизировать их работу и быть более продуктивными.
Доступность: веб
LastPass — хранилище паролей
Вы постоянно забываете и меняете пароли, которые у вас есть для нескольких учетных записей? Если вам знакома эта проблема, будьте уверены, LastPass поможет ее решить. Это приложение поможет вам хранить все ваши пароли и данные для входа в систему в надежном месте. Таким образом, вам не придется беспокоиться о том, что ваши учетные записи могут быть заблокированы. После загрузки LastPass вы сможете увидеть его кнопку в правом верхнем углу панели инструментов вашего браузера. Затем войдите в свою учетную запись с помощью этой кнопки. Очень важно выбрать надежный мастер-пароль, чтобы обезопасить свои данные. Наконец, добавьте свои сайты, либо импортировав их из электронной почты, либо выбрав опцию, позволяющую LastPass сохранять сайты каждый раз, когда вы их посещаете и входите в систему. Вся ваша информация шифруется и остается в секрете даже от самой программы. Помимо основного пароля, вы можете выбрать двухэтапный процесс аутентификации для дополнительной безопасности.
Доступность: Windows, macOS, Linux, iOS, Android и расширения
Dynalist — создатель контрольных списков
Dynalist — это приложение для создания списков. Создав списки, вы можете превратить их в контрольные списки задач, которые вам необходимо выполнить. Этот инструмент также позволяет делать заметки и упорядочивать пункты в списках, устанавливая сроки выполнения. Вы сможете распределить элементы по категориям, помечая их тегами, цветовым кодированием и перекрестными ссылками. Dynalist также позволяет сотрудничать с членами команды и добавлять общие файлы размером до 50 МБ.
Доступность: Windows, macOS, Linux, iOS, Android, расширение для Chrome и Firefox
A Soft Murmur — генератор шума
A Soft Murmur — это веб-сайт, который помогает вам не отвлекаться от работы, предоставляя звуки окружающей среды. Вы можете выбрать один из нескольких фоновых шумов, таких как раскаты грома, шум дождя, ветер, разговоры в кофейне, поющая чаша и многое другое. Затем вы можете комбинировать эти звуки, чтобы найти идеальное сочетание для вашей продуктивности. Если вы работаете в открытом офисе или дома, где вас часто отвлекают, просто включите A Soft Murmur и наденьте наушники. Еще одна практичная функция этого приложения — таймер. Например, если вы хотите заснуть, слушая успокаивающий шум волн, вы можете просто установить таймер, чтобы приложение прекратило воспроизведение через некоторое время.
Доступность: iPad, iPhone, Android
Figma — инструмент для проектирования
Figma — это инструмент проектирования, который обеспечивает сотрудничество и обмен идеями в командах. Этот инструмент был признан лидером G2’s Leader Fall 2021. Figma предоставляет дизайнерам такие возможности, как современный инструмент пера и расширенные функции шрифтов. Кроме того, если вы хотите автоматизировать повторяющиеся задачи, обязательно используйте плагины, которые могут быть доступны для всех, или вы можете сделать их приватными. Кроме того, Figma позволяет создавать прототипы, которыми вы можете поделиться с коллегами. Более того, команды могут просматривать страницы проекта и последние файлы, что обеспечивает надлежащую совместную работу.
Sketch — набор инструментов для проектирования
Еще одно удобное приложение для дизайна — Sketch. Оно простое в использовании, предлагает ряд практичных функций, и вы можете сотрудничать с коллегами в режиме реального времени. Это один из лучших инструментов веб-производства для Mac, предназначенных для дизайнеров. Sketch позволяет создавать компоненты и впоследствии использовать их повторно. Кроме того, если вам нужно разрабатывать дизайн для нескольких платформ, убедитесь, что вы можете экспортировать файлы всех размеров и форматов. Этот инструмент также позволяет быстрее воплотить ваши идеи в реальность, предоставляя направляющие и сетки, которые помогают вам проектировать быстрее, но с точностью.
Доступность: macOS
Alfred — создатель ярлыков
Alfred — еще один инструмент повышения производительности для Mac. Он помогает ускорить работу с помощью ярлыков, чтобы вы могли быстрее находить и открывать все свои файлы, выполнять быстрые вычисления, управлять музыкой и многое другое. Вы можете обратиться к рабочим процессам Alfred, чтобы сократить количество повторяющихся задач; просто загрузите некоторые из уже доступных рабочих процессов и интегрируйте их в свою работу. Или, если вы хотите иметь свои собственные рабочие процессы, вы можете сделать это, смешивая определенные ключевые слова, горячие клавиши и действия.
Доступность: macOS
Freedom — блокировка отвлекающих факторов
Вы обычно боретесь с проволочками? Промедление может отнимать у вас много времени, но, обратившись к Freedom, вы сведете к минимуму время, потраченное на телефон и различные веб-сайты. Вы можете использовать его на Mac, Windows, Android, iOS или Chrome, а затем синхронизировать все обновления настроек на этих устройствах. С помощью Freedom вы можете блокировать целые веб-сайты, приложения, создавать списки блокировки, а также планировать автоматическое включение блоков. Этот инструмент производительности может даже помочь вам заблокировать весь Интернет, чтобы у вас не было соблазна просматривать Facebook, YouTube и подобные сайты.