25 лучших программ для управления рабочими процессами для повышения эффективности в 2023 году

Управление рабочими процессами — важный процесс, который необходимо понимать, особенно в эпоху повсеместного распространения удаленной работы. Еще более важным является программное обеспечение для управления рабочими процессами — средство, с помощью которого осуществляется управление рабочими процессами, кампаниями, проектами и задачами. В этой статье мы рассмотрим некоторые основы управления рабочими процессами, узнаем о лучшем программном обеспечении для управления рабочими процессами и выделим некоторые функции, которыми должно обладать каждое решение для управления рабочими процессами.

Что такое управление рабочими процессами?

Для начала давайте разберемся с определением управления рабочими процессами. Управление рабочим процессом определяется как координация задач, которые формируются в команде или организации для завершения более крупного проекта. Сам термин «рабочий процесс» означает совокупность отдельных задач, которые выполняются для достижения более крупной цели в процессе работы, а «управление» в этой фразе означает, что есть кто-то или что-то, кто следит за общей стратегией. Ключевая часть понимания рабочего процесса заключается в том, что он должен быть повторяющимся процессом, который может происходить много раз подряд. Чтобы лучше понять эти процессы и продолжать их совершенствовать, можно применить концепцию картирования рабочих процессов. Чтобы немного подробнее рассмотреть понятие «рабочий процесс», необходимо понять, что он состоит из следующих трех компонентов:

• Входные данные — То, что вы должны внести, чтобы начать выполнение задачи.
• Преобразование — То, что происходит во время выполнения задания.
• Выход — результат выполнения задания. Выход также может служить началом или «входом» другого этапа.

Например, если вы работаете в компании Starbucks (которая, кстати, является клиентом Hive), рабочий процесс будет заключаться в управлении заказами и создании напитков. Входом будет заказ, преобразованием — варка кофе, а выходом — доставка напитка клиентам.

Основные компоненты программного обеспечения для управления рабочими процессами

Теперь, когда мы рассмотрели основы рабочего процесса и управления рабочими процессами, давайте поговорим о программном обеспечении, которое необходимо для их выполнения. Программное обеспечение для управления рабочими процессами относится к системе, которая помогает в завершении рабочих процессов и контролирует повторяющиеся процессы на макроуровне. Вот некоторые из основных компонентов программного обеспечения для управления рабочими процессами, которые вы должны искать в платформе.

• Четко определенные, повторяющиеся процессы — Каждое программное обеспечение для управления рабочими процессами нуждается в способе провести задачу или проект через процесс с повторяющимся характером.
• Представления на макроуровне для мониторинга прогресса — Для оптимизации рабочих процессов в программе управления рабочими процессами пользователям необходимо иметь возможность отслеживать прогресс проекта или кампании с течением времени.
• Интеграция с другими приложениями — Весь смысл программного обеспечения для управления рабочими процессами заключается в том, чтобы сделать поток задач и проектов плавным. Это означает интеграцию с существующими инструментами для оптимизации процессов и автоматизации задач.
• Аналитика и функции отчетности — Чтобы продолжать итерации рабочего процесса и процесса, вы должны иметь возможность определить, насколько продуктивным и успешным он был, что означает, что в вашем программном обеспечении для управления рабочими процессами должна быть функция отчетности.

Лучшее программное обеспечение для управления рабочими процессами

Учитывая все эти потребности, давайте рассмотрим некоторые из лучших программных систем управления рабочим процессом, представленных на рынке.

Hive

Hive — это мощный инструмент управления проектами, которым пользуются команды Google, Starbucks, Comcast и Toyota. Помимо надежных функций управления проектами и задачами, Hive предлагает инструменты управления рабочими процессами для команд, которым необходимо сотрудничать в ежедневных рабочих процессах, завершая при этом проекты максимально эффективно. Встроенный в платформу Hive инструмент Hive Automate позволяет создавать рабочие процессы между Hive и другими часто используемыми рабочими приложениями. Этот инструмент доступен любому пользователю Hive и является отличным способом упорядочить ваши процессы, автоматизировать повторяющиеся задачи и в конечном итоге сэкономить время. Итак, как это работает?

В Hive Automate можно создавать «Рецепты», используя триггеры и логику, которые приводят к желаемым действиям. Рецепты — это автоматизированные рабочие процессы, которые могут охватывать несколько приложений. Каждый рецепт включает в себя триггер и одно или несколько действий, которые могут быть выполнены при получении события триггера. Используя эти различные переменные, ваша команда может создавать многоэтапные рабочие процессы, используя столько различных приложений, сколько необходимо. А благодаря доступу к тысячам приложений, возможности рецептов безграничны! Узнайте больше о том, как создать рецепт с помощью Hive Automate здесь. Вот еще несколько важных функций Hive, которые оптимизируют рабочие процессы и помогут вам сэкономить бесчисленное количество часов каждую неделю:

• Шаблоны проектов, которые обеспечивают четкие, определенные и повторяемые процессы для задач и проектов, проходящих через Hive.
• Формы и возможности автоматизации, которые легко усваивают вводимые данные и информацию.
• Гибкие представления проекта, включая Ганта, портфель, календарь и другие, для управления ходом проекта на макроуровне.
• Возможности автоматизации для интеграции процессов внутри самого Hive, а также в различных рабочих приложениях
• Надежная аналитика, позволяющая в режиме реального времени оценивать прогресс на командном и индивидуальном уровне.
• Более 1 000 интеграций с известными и любимыми вами инструментами, такими как Zoom, Slack и Gmail.

Kissflow

Kissflow — это отличный инструмент управления проектами и процессами, созданный для повышения производительности, помощи командам в визуализации рабочих процессов, определения ответственности между членами команды и поддержания единства действий в организации. Вот несколько функций, которые делают Kissflow отличным вариантом для управления рабочими процессами:

• Полностью настраиваемые формы, которые помогают автоматизировать и упорядочить рабочий процесс.
• Контроль доступа, определяющий роли и обязанности в организации.
• Действенные отчеты и аналитика, позволяющие получить ключевое представление об общем рабочем процессе.
• Дружественный к интеграции инструмент.

Shift

Shift — это настольное приложение, объединяющее учетные записи электронной почты, приложения и расширения, оптимизирующее ваш рабочий процесс с помощью универсального браузера. Интеграция со всеми вашими любимыми приложениями, создание настраиваемых рабочих пространств и победа над перегрузкой входящих сообщений. Shift — лучший инструмент для повышения продуктивности, скачайте Shift сейчас и найдите свой фокус. Серьезно, он меняет игру. Shift позволяет вам:

• Настройте свое рабочее пространство, подключив все свои учетные записи электронной почты и любимое веб-приложение.
• Поиск в любой из учетных записей Почты, Календаря или Диска.
• Смешивайте и сочетайте свои любимые инструменты, чтобы найти идеальный рабочий процесс.

ProProfs

ProProfs Project — это интеллектуальное программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое предлагает обновления жизненного цикла проекта в режиме реального времени. Управляйте задачами, подзадачами и сроками без особых усилий на интуитивно понятной приборной панели. Наслаждайтесь беспрепятственным обменом файлами и участвуйте в обсуждениях в любое время и в любом месте. Инструмент помогает генерировать счета и имеет возможность настраивать счета. Кроме того, вы можете создавать пользовательские рабочие процессы в соответствии с потребностями вашего проекта. С ProProfs совместная работа становится легкой прогулкой. Несколько дополнительных функций, которые делают ProProfs отличным программным обеспечением для управления рабочими процессами:

• Автоматизируйте выполнение рабочих процессов
• Управление межфункциональными командами
• Оперативное обновление информации о развитии проекта
• Диаграммы Ганта, доска Канбан и многое другое

Fluix

Fluix — это веб-приложение без кода, разработанное для таких отраслей, как строительство, энергетика, авиация, реконструкция и др. Автоматизированный сбор данных и управление рабочими процессами — основные решения платформы. Вы можете сначала собирать данные с помощью мобильных форм, а затем перемещать их через рабочие процессы, оптимизируя операции между распределенными командами. Такая стратегия автоматизации помогает управлять полевыми инспекциями, контролем безопасности, обслуживанием оборудования и другими бизнес-процессами, включающими множество задач и исполнителей. Fluix предлагает:

• Работает в Интернете, на iOS и Android
• Заполняемые PDF-файлы и веб-формы помогают упростить сотрудничество между несколькими командами
• Конструктор рабочих процессов с перетаскиванием позволяет создавать рабочие процессы на основе шагов
• Гранулированный доступ на основе ролей контролирует, кто из отправителей имеет доступ к задачам и файлам
• Интеграция с инструментами BI позволяет экспортировать и анализировать данные

Projectsly

Projectsly от 500apps — это новое программное обеспечение для управления проектами, которое поставляется с расширенным управлением задачами и мощными функциями автоматизации. Этот инструмент очень полезен для удаленных команд, помогая в совместной работе и позволяя руководителям проектов назначать и отслеживать задачи команды, не пропуская критически важные шаги. Projectsly позволяет оптимизировать планирование проекта и управлять всеми аспектами проекта от начала до конца. Функции Projectsly включают:

• Доски Канбан для создания и отслеживания задач
• Диаграмма Ганта для визуального отслеживания хода выполнения задачи
• Автоматизация для создания рабочих процессов
• Расширение Chrome для управления проектами из Gmail

ClickUp

ClickUp — это инструмент, который поможет вам оптимизировать рабочие процессы и планы проектов, а также управлять ресурсами в вашей команде. Простой, визуально привлекательный инструмент используется командами по всему миру, чтобы держать свою работу на контроле. Есть несколько причин, по которым ClickUp может стать для вас программным обеспечением для управления рабочими процессами, в том числе:

• Шаблоны автоматизации, которые позволяют пользователям создавать специализированные шаблоны для автоматизации части рабочего процесса.
• Представления проекта, включая представление Ганта, календарь и временную шкалу.
• Отчетность, позволяющая создавать пользовательские информационные панели.

Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с лучшими альтернативами ClickUp, которые нравятся командам прямо сейчас.

Smartsheet

После объединения усилий с 10 000 футов Smartsheet стал отличным вариантом для управления не только рабочим процессом, но и ресурсами в команде. Smartsheet в значительной степени основан на формате Excel, что помогает командам легко представлять следующие шаги и элементы действий. Несколько моментов, которые делают Smartsheet отличным программным обеспечением для управления рабочими процессами:

• Автоматизация рабочих процессов по проектам и задачам.
• Гибкие макеты проектов, включающие представления Ганта и таблицы для визуализации задач.
• Интеграция с такими инструментами, как Microsoft и Google Apps.
• Расширение возможностей по обеспечению ресурсами.

Что касается других инструментов на основе электронных таблиц, ознакомьтесь с этими лучшими альтернативами Smartsheet на рынке.

Pipefy

Pipefy — это программное обеспечение для управления рабочими процессами, которое помогает командам запрашивать данные, выполнять задачи и сообщать об успехах в ходе проектов и кампаний. Благодаря их процессу разработки рабочих процессов с низким кодом, команды по всему миру стали полагаться на Pipefy в своих потребностях управления рабочими процессами. Несколько дополнительных моментов, которые делают Pipefy отличным программным обеспечением для управления рабочими процессами:

• Подключаемые шаблоны, которые могут помочь структурировать общие рабочие процессы и процессы.
• Пользовательские рабочие процессы с низким кодом для оптимизации работы.
• Видимость рабочих процессов со всей организации, когда это необходимо.

Airtable

Airtable — отличный вариант, если вы ищете инструмент для управления рабочими процессами, благодаря своей уникальной структуре, похожей на Excel. Этот инструмент используется командами по всему миру, а его способность функционировать как мощная электронная таблица сделала его любимым инструментом для управления рабочими процессами. Несколько дополнительных аспектов Airtable, которые делают его отличным программным обеспечением для управления рабочими процессами:

• Возможность создания настраиваемой базы данных для всех проектов и задач
• Гибкие шаблоны, которые можно применять к проектам
• Сетка, календарь, галерея и вид Kanban, позволяющие просматривать проекты так, как вам удобнее.
• Готовые приложения для повышения уровня вашего опыта

Кажется ли вам привлекательной структура электронных таблиц? Узнайте о других альтернативах Airtable, которые используют похожие схемы.

Backlog

Backlog — это отличная платформа, объединяющая управление проектами и управление кодом в одном удобном месте. С Backlog вы и ваша команда можете легко отслеживать ход проекта с помощью Gantt и Kanban, использовать баг-трекер для выявления любых ошибок в продукте и использовать бэклог для совместной работы команды. Несколько дополнительных аспектов Backlog, которые делают его отличным программным обеспечением для управления рабочими процессами:

• Возможности совместного использования файлов для команд
• Возможность создания Wiki для всей команды
• Уведомления для оповещения членов команды об отложенных или обновленных элементах
• Мобильное приложение для работы в пути

Scoro

Scoro — это универсальное программное обеспечение для управления рабочими процессами, созданное для того, чтобы помочь командам выполнять всю свою работу в одном месте. Этот инструмент отлично подходит для управления рабочими процессами, поскольку он предоставляет единую приборную панель, где вы можете отслеживать прогресс в режиме реального времени и сотрудничать по соответствующим задачам. Несколько дополнительных аспектов Scoro, которые делают его отличным программным обеспечением для управления рабочими процессами:

• Динамические информационные панели, позволяющие отслеживать результаты в режиме реального времени
• Автоматизированный поток деловой информации
• Более 1 000 интеграций с другими инструментами

Monday.com

Monday.com — это отличное программное обеспечение для управления рабочими процессами благодаря интуитивно понятному дизайну и привлекательному интерфейсу. С помощью Monday.com команды могут полностью визуализировать свой процесс и общий поток как на микро-, так и на макроуровне. Вы также можете просматривать свои задачи, проекты и общий рабочий процесс на различных уровнях и в различных видах, включая список, карту и доску Kanban. Несколько дополнительных возможностей Monday.com, которые делают его хорошим программным обеспечением для управления рабочими процессами:

• Приборные панели, позволяющие просматривать проекты на макроуровне
• Интеграция с десятками платформ, таких как Slack и Google Drive
• Возможности автоматизации

Зачем останавливаться на этом? Ознакомьтесь с нашими подборками лучших альтернатив Monday.com на рынке.

Asana

Asana — это мощное программное обеспечение для управления рабочими процессами, созданное одним из основателей Facebook. Asana помогает командам организовать рабочие процессы как на микро-, так и на макроуровне благодаря простому пользовательскому интерфейсу и понятным функциям. Это программное обеспечение для управления рабочими процессами также обладает широкими возможностями управления процессами, включая автоматизацию. Еще несколько функций, которые делают Asana отличным программным обеспечением для управления рабочими процессами:

• Страница обзора проекта со всеми деталями проекта
• Маршрутизация утверждения
• Формы и шаблоны

Любопытно узнать, что еще существует? Прочитайте наше полное руководство по лучшим альтернативам Asana на рынке прямо сейчас.

ProofHub

ProofHub — это отличное программное обеспечение для управления рабочим процессом, созданное для того, чтобы помочь командам сотрудничать и вовремя укладываться в сроки. Благодаря таким функциям, как Discussions, вы можете попрощаться с длинными потоками электронной почты и общаться в группе по определенной теме. Вы также можете использовать различные представления, такие как Kanban, таблица, Gantt и календарь для отслеживания рабочего процесса и проектов. Вот несколько дополнительных функций, которые делают ProofHub отличным программным обеспечением для управления рабочим процессом:

• Простой просмотр и утверждение документов с помощью функции Proofing
• Следите за всеми действиями с помощью журналов активности
• «Мой взгляд», который поможет вам отслеживать все задачи, связанные с вами

Next Matter

Next Matter — это универсальная операционная платформа, с помощью которой команды могут фиксировать, визуализировать, автоматизировать и выполнять свои процессы из конца в конец. Руководители наконец-то получают необходимую им видимость и производительность операций, а команды навсегда избавляются от тяжелой работы по координации. Вот несколько функций, которые делают Next Matter отличным выбором для управления рабочими процессами:

• Автоматизация на основе правил для всего, включая назначение задач, решения, условия, планирование процессов, уведомления и многое другое.
• Обзор состояния и эскалации на приборной панели — больше не нужно проводить повторные проверки или совещания по статусу!
• Оптимизация совместной работы для внешних пользователей, таких как поставщики, партнеры и клиенты.
• No-code/Low-code, drag and drop конструктор процессов, который невероятно прост в использовании

Process Street

Process Street превращает повторяющиеся процессы вашей команды в интерактивные, не требующие кода рабочие процессы, которые хранятся в центральном месте. Являясь современной платформой управления процессами для команд, Process Street позволяет создавать отдельную документацию, которая живет и работает бок о бок с вашими индивидуальными рабочими процессами. Она также легко интегрируется со Slack, SalesForce, DocuSign и всеми вашими любимыми рабочими приложениями, чтобы вы могли легко управлять своими задачами с минимальными усилиями. Вот некоторые из предлагаемых функций:

• Гостевые пользователи и разрешения, позволяющие легко сотрудничать внутри и вне организации.
• Условная логика позволяет адаптировать рабочие процессы, которые охватывают различные ситуации.
• Автоматизирует повторяющуюся работу, чтобы вы могли сосредоточиться на важных вещах.

NetHunt CRM

NetHunt — это CRM-система, встроенная в Gmail, которая позволяет сотрудникам отдела продаж создавать автоматизированные рабочие процессы на всем пути покупателя. С помощью NetHunt отделы продаж могут немедленно генерировать лиды из различных источников и запускать автоматизированную последовательность действий — от кампании по созданию последовательности электронных писем до изменения стадии конвейера и автоматизированных задач, создаваемых для отдела продаж в зависимости от ситуации. Эти автоматизированные действия — одна из главных причин, почему CRM-инструменты для email-маркетинга, такие как NetHunt, известны тем, что повышают эффективность работы отделов продаж и маркетинга. Вот несколько функций, которые делают NetHunt отличным программным обеспечением для управления рабочими процессами:

• Автоматизированные рабочие процессы продаж на основе правил с аналитикой эффективности;
• Настраиваемые веб-формы для генерации лидов и запуска автоматизированных рабочих процессов продаж после отправки веб-формы;
• Интеграция со сторонними инструментами, включая LinkedIn, Intercom, Facebook и т.д.
• Уведомления для отдела продаж об отложенных или обновленных позициях

Scribe

Scribe — это инструмент документирования, предназначенный для фиксации любого рабочего процесса за считанные секунды. Это расширение для браузера и настольное приложение, которое автоматически превращает процессы в руководство по их выполнению, дополненное письменными инструкциями и скриншотами. Этот инструмент прост в применении и может использоваться для поддержки как удаленных, так и штатных сотрудников. Несколько ключевых особенностей, которые упрощают рабочие процессы, укрепляют команды и способствуют согласованности:

• Автогенерация с мгновенной доступностью и возможностью редактирования
• Возможность обмена через ссылку, внутри рабочего пространства Scribe или простого встраивания
• Доступность рабочего стола для планов Enterprise
• Встроенная поддержка с автоматическими рекомендациями Scribe

Miro

Miro — это онлайн-платформа для коллективной доски, которая позволяет пользователям представлять идеи, проводить совещания, agile-семинары и сотрудничать как асинхронно, так и в режиме реального времени. Библиотека шаблонов Miro предлагает сотни шаблонов, включая шаблон рабочего процесса, который позволяет сразу же отслеживать состояние проекта и прогресс команды. Это отличный инструмент для удаленных и гибридных проектных команд. Miro предлагает множество программных интеграций с такими приложениями, как Jira, Trello, Zoom, Slack и другими. Вот некоторые из ключевых особенностей Miro:

• Бесконечный холст
• Шаблоны для предварительной сборки
• Совместная работа при наведении курсора мыши
• Встроенное видео, чат и комментирование
• Визуализация задач и зависимостей
• 20+ интеграций

Wrike

Wrike представляет своим пользователям комплексную систему документооборота, которая позволяет командам беспрепятственно работать в разных организациях. С подробным просмотром хода выполнения работ с помощью диаграмм Ганта и досок Канбан, а также с десятками готовых шаблонов для всех типов задач. Предотвращение загромождения файлов с помощью перекрестных меток позволяет сделать проекты и папки доступными в разных местах без дублирования. Wrike также подключается к сотням приложений для поддержания существующих рабочих процессов с помощью простой интеграции. Благодаря облачной платформе доступ к данным всегда открыт.

• Индивидуальные инструменты для любой команды, обеспечивающие отличную совместную работу
• Наглядность работы всех отделов помогает принимать более эффективные решения
• Общие календари команды позволяют всем быть на одной волне и успевать вовремя
• Беспрепятственное управление счетами-фактурами с помощью доступного обновления программного обеспечения для выставления счетов в режиме онлайн

nTask

nTask — отличный выбор для поддержания рабочего процесса благодаря инструментам управления задачами и проектами, которые помогут вашей команде с легкостью достичь поставленных целей. Оно содержит несколько полезных функций, позволяющих оптимизировать не только проекты, но и работу вашей команды: планирование и табели учета рабочего времени. Приложение также помогает организовать активы проекта с помощью совместного использования файлов и документов и управления ими. Общение не займет много времени благодаря обновлениям команды и функции чата для эффективного сотрудничества. Некоторые из функций, которые предлагает этот инструмент:

• Управление задачами и проектами
• Управление коллективом и совещаниями
• Управление рисками и отслеживание проблем
• Доски Канбан и диаграммы Ганта

Nifty

Nifty — это операционная система управления проектами, которая позволяет отслеживать проекты с помощью встроенных обсуждений, вех, автоматизации, учета времени и многого другого. Вы можете создавать простые списки дел, вплоть до полноценных проектов с автоматизированной отчетностью о ходе выполнения. Для эффективности и принятия разумных решений предусмотрен учет времени, а также отчетность с обзором всех проектов. Nifty позволяет хранить документы и файлы в организованном хабе для каждого проекта и настраивать главный экран каждого проекта в соответствии с вашим рабочим процессом. Решение предлагает более 1 000 интеграций, включая встроенные видеозвонки Zoom, Teams, Google, а также Google Workspace. Другие функции включают:

• Обсуждения для целенаправленного сотрудничества
• Используйте диаграммы Ганта для визуализации основных этапов проекта
• Задачи для облегчения детальной организации, расстановки приоритетов и управления
• Портфели проектов для лучшей организации и автоматизации

Waybook

Если компания планирует расти, ей необходим собственный справочник. Waybook предлагает простой способ начать составлять его. Waybook позволяет вам превратить ваши документы, процессы и ноу-хау в эффективные и организованные материалы по введению в должность, обучению и справочные материалы. Инструмент позволяет командам создавать, обмениваться и совместно работать над стандартными операционными процедурами (СОП), должностными инструкциями и другими важными документами в одном центральном месте, экономя время и ресурсы. Программное обеспечение также предлагает обширную библиотеку настраиваемых шаблонов и отраслевых политик, позволяя вам создавать и распространять свои уникальные правила игры. Это привлекательно для команд, у которых в бюджете нет места для затрат на разработку собственного программного обеспечения для создания внутреннего руководства. Waybook — это ценный актив, который поможет вам оптимизировать процессы и повысить эффективность.

• Отслеживайте прогресс в режиме реального времени и обеспечивайте соблюдение требований SOP
• Интуитивно понятный дружественный интерфейс
• Простые викторины и сложные тесты для поддержания остроты навыков
• Функция журнала аудита для просмотра активности по всему контенту и пользователям
• Настраиваемый брендинг

Kommo

Kommo — это система управления рабочими процессами, помогающая оптимизировать бизнес-операции. Она позволяет пользователям работать совместно на единой платформе, без необходимости переключаться между несколькими приложениями. Программное обеспечение имеет систему управления, которая позволяет вам отслеживать полный статус деятельности ваших сотрудников. Это позволит вам более эффективно организовать работу команды, установив конкретные цели и легко отслеживая прогресс.

• ИИ автоматизирует повторяющиеся задачи
• Интеграция с десятками приложений
• Готовые к использованию шаблоны и инструменты для бесперебойного рабочего процесса
• Мобильная CRM для легкого доступа в любое время и в любом месте
• Встроенные командные сообщения для быстрого общения

В целом, есть несколько ключевых характеристик, которые мы описали и которые делают конкретные программы идеальными для управления рабочими процессами. Надеемся, что вы смогли выбрать из нашего списка тот, который поможет вашей организации оставаться продуктивной и эффективной.