Дорогой сэр/мадам: Если ваш почтовый ящик похож на мой, то он полон писем, которые звучат как любовное письмо XIX века или текстовое сообщение от подростка. По правде говоря, в этом нет ничьей вины. Просто мы, как общество, не учим этикету электронной почты и не переобучаем профессионалов по мере изменения стандартов. Если вам посчастливилось посещать курсы делового письма, вы, скорее всего, выучили приветствия («Уважаемый сэр/мадам», «Кому это касается», «Сердечно» и т. д.), а также то, как оформить сопроводительное письмо и написать официальную жалобу. Но что касается повседневной электронной почты? До сих пор вы были предоставлены сами себе. Я собрал основные ошибки, которые люди допускают в деловых письмах, и 14 примеров непрофессиональных писем, чтобы вы могли извлечь из них урок.
14 примеров непрофессиональных писем
Задумайтесь, не отправили ли вы непрофессиональное письмо или не перегнули ли палку ваши коллеги? Пролистайте эти примеры непрофессиональных писем, чтобы узнать о приемлемом и неприемлемом этикете электронной почты.
1. Неправильно назвал чье-то имя или пол
Привет, Бренди,
Не могли бы вы включить этот вопрос в повестку дня нашей встречи в понедельник?
Спасибо,
Гил
Мэдди, Мэгги, Молли — я слышала все это. Один мой начальник целых три месяца называл меня Бренди. Я не называю себя Амандой, поэтому письмо с таким приветствием — верный признак того, что этот человек меня не знает. Выучить чье-то имя и предпочитаемые местоимения — это важно. Упоминание чьего-либо имени — это способ номер один убить ваше сообщение еще до того, как оно будет прочитано.
Что делать вместо этого: Дважды проверьте написание чьего-то имени, прежде чем нажать кнопку «Отправить», и не делайте предположений о половой принадлежности. Если вы поняли, что совершили ошибку, извинитесь! Возможно, вы упустили свой шанс в сценарии «холодной» электронной почты, но с коллегами или клиентами признайте ошибку и двигайтесь дальше.
2. Отсутствие приветствия или подписи
Может ли кто-нибудь проследить за этим для меня?
Общение по электронной почте стало менее формальным, но приветствие и подпись все равно необходимы. Это особенно актуально для нового письма, но также и для ответов. У многих людей нет подписи к ответному письму, поэтому письма в групповой теме могут запутаться, если письмо не приписано.
Что делать вместо этого: Создайте одну подпись для новых писем и более короткую для ответов. Используйте «Привет [Имя]» или «Дорогой [Имя]», чтобы открыть письмо, и подпись, содержащую хотя бы ваше имя, внизу. Не обязательно использовать умную подпись для электронных писем, но вы можете выбрать ее, если она вам подходит.
3. Неправильная грамматика и орфография
Здравствуйте
Я обращаюсь к вам, чтобы узнать о проекте. Нам срочно нужен писатель для предстоящего проекта веб-сайта. Он предназначен для клиента в автомобильной промышленности. Пожалуйста, дайте мне знать, если это хороший день для связи, чтобы обсудить дальше.
С наилучшими пожеланиями,
Тодд
Будучи писателем и специалистом по английскому языку, я ценю хорошую грамматику, но понимаю, что она не всем под силу (как и родной английский язык). Хотя большинство людей не обратят внимания на одну опечатку, она все равно не оставит хорошего впечатления. Если у вас множество опечаток, или читатель не может понять ваше сообщение, у вас возникают серьезные проблемы.
Что делать вместо этого: Вычитывайте свои письма самостоятельно и используйте такие инструменты, как Grammarly для Chrome, чтобы уловить все, что вы пропустили.
4. Плохие «холодные» письма
Здравствуйте,
Вы не ответили на попытки связаться с вами, поэтому я снова заглядываю в ваш почтовый ящик.
Вы стремитесь к МАССОВОМУ росту?
Ваш сайт выглядит хорошо, но в его коде есть серьезные ошибки, из-за которых его сложно найти в Google. Если вы хотите развивать свой бизнес, а не оставлять его в интернет-пропасти, обратите внимание!
Ниже я высылаю вам отчет, в котором вы найдете список наиболее важных ошибок в коде сайта, после исправления которых ваш сайт будет переиндексирован в Google и за короткое время достигнет значительно более высоких позиций в поисковой выдаче.
Брок
Взаимодействие с потенциальными клиентами — ключевая часть продаж, но есть правильный и неправильный способ делать это. Лучшие «холодные» письма персонализированы, кратки и в точку. Постоянная рассылка последующих писем, которые позорят получателя и не добавляют никакой новой информации или ценности, — это верный рецепт провала.
Что делать вместо этого: Будьте приветливы и вежливы. Покажите, что вы изучили человека и его бизнес, и в конце четко сформулируйте призыв к действию.
5. Грубые последующие действия
Привет, Мелани,
Вы видели мое последнее письмо?
Карен
Пишете ли вы коллеге или клиенту, остерегайтесь пассивно-агрессивного или откровенно грубого последующего ответа. Нет ничего хуже, чем получить электронное письмо в 16:00 в пятницу, а в понедельник утром в почтовом ящике вас будет ждать записка, похожая на эту. Еще хуже, если этот человек пассивно-агрессивно копирует записку вашего босса.
Что делать вместо этого: Подождите соответствующее количество времени (1-2 рабочих дня), прежде чем вежливо уточнить ответ. Если вам нужен ответ к определенному сроку, напомните им, почему. Если речь идет о настоящем кризисе, используйте альтернативный способ связи, например Slack, телефонный звонок или поход к ним в офис.
6. Быть чрезмерно дружелюбным или неформальным
Привет, брат!
Как дела? Надеюсь, вы справились с этой неделей! 🤪
Проверяю, нужна ли вам помощь с отчетом. если вы уже начали, то это отличный соус! 🌮 LMK, если вам нужно, чтобы я ввалился с идеями!
увидимся
Кайл
Ни одно письмо клиенту, начальнику или незнакомому человеку не должно выглядеть так, как показано выше. Чтобы сохранить профессиональность электронных писем, оставьте сленг, эмодзи и отсутствие знаков препинания для текстовых сообщений. В переписке с близкими коллегами можно проявлять некоторую гибкость, но не ограничивайте ее и руководствуйтесь здравым смыслом.
Что делать вместо этого: Пишите полными предложениями. Сленг может быть отчуждающим, если люди его не знают, поэтому придерживайтесь простого языка. Когда вы узнаете человека по-настоящему хорошо, можно немного расслабиться.
7. Чрезмерная формальность
Дорогая мадам,
Надеюсь, это послание поможет вам найти себя. Меня зовут Джером, и я представляю компанию XYZ, ведущего поставщика решений для видеоконференций.
Этой платформе доверяют компании из списка Fortune 500, и она разработана в соответствии с самыми высокими стандартами качества. Наши функции, включая HD-аудио и совместное использование экрана, позволят вам проводить удаленные совещания и с легкостью развивать свой бизнес.
Для меня будет честью запланировать короткий видеозвонок в удобное для вас время, чтобы провести индивидуальную демонстрацию программного обеспечения и обсудить ваши потребности. Не могли бы вы сообщить мне о своей занятости на следующей неделе?
С наилучшими пожеланиями,
Джером
С другой стороны, есть такая вещь, как излишняя профессиональность. Чрезмерно формальные электронные письма могут показаться жесткими, безличными и не соответствующими действительности. Больше нет необходимости использовать формальные обозначения «мистер»/»миссис» — достаточно имени, если только у человека нет специального титула. Хотя некоторые ситуации или отрасли могут требовать большей формальности, чем другие, в целом сложно установить связь с человеком, если вы пишете в таком стиле.
Что делать вместо этого: Пишите полными предложениями и соблюдайте этикет электронной почты, но сократите слишком многословные формальные фразы в пользу более точных, повседневных фраз, которые передают то же самое сообщение. Вы можете проявить уважение, не будучи архаичным.
8. Неудачные темы
Тема: Алло?
Большинство плохих тематических строк либо расплывчаты (привет, зашел, можем пообщаться?), либо являются спамом. Такие ключевые слова, как «бесплатно», «заработать деньги» или «без обязательств», могут сбить фильтры электронной почты и отправить ваше письмо в мусорную корзину, поскольку они похожи на фишинговые письма.
Худший вариант темы? Отсутствие таковой вообще.
Что делать вместо этого: Сделайте тему письма описательной, но короткой (не более 50 символов). Читатель должен иметь представление о том, о чем будет письмо, еще до того, как он его откроет. Используйте » мощные» слова, чтобы повысить вероятность того, что письмо будет открыто.
9. Неоднозначность/отсутствие призыва к действию
Всем привет,
Это отличные мысли и предложения. Мне нравится, что все идет к этому. Давайте воплотим эти идеи в жизнь!
Кларисса
Мы все участвовали в групповых переписках по электронной почте, где люди высказывают идеи, другие с энтузиазмом отвечают, а потом ничего не происходит. Вам это знакомо? Неоднозначность — это непрофессионально, потому что она оставляет другого человека в неясности относительно того, что будет дальше.
Что делать вместо этого: Завершайте каждое профессиональное письмо конкретным призывом к действию. Четко сформулируйте, какие обязанности вы планируете взять на себя, укажите сроки, а затем перечислите дополнительные шаги по делегированию.
10. Отсутствующие детали
Всем привет,
Извините, я забыла приложить powerpoint! Вот она. Некоторые из вас спрашивали, где будет проходить обед и обучение в пятницу, и это будет в Sky Room.
Еще раз спасибо,
Мелисса
Нет ничего более неловкого, чем отправить важное письмо и забыть о такой важной детали, как вложение или дата. Если вы отвечаете на письмо с несколькими вопросами, легко написать ответ на один вопрос и забыть о другом. Хотя это случается с лучшими из нас (со мной такое бывало!), вы можете снизить вероятность этого.
Что делать вместо этого: Не торопитесь писать и вычитывайте свои письма. Если вы отвечаете на письмо, вычитайте оригинал, чтобы убедиться, что вы ответили на все вопросы. Если это массовое письмо, попросите кого-нибудь вычитать его за вас, чтобы убедиться, что ничего не упущено и что все имеет смысл.
11. Неправильное использование Reply All
Могут ли все просто перестать отвечать? Thx
Все мы слышали страшные истории про ответ всем. Большинство казусов с «ответить всем» происходят случайно: либо кто-то отправляет сообщение гораздо большей аудитории, чем намеревался, либо отправляет личное сообщение группе, нажав кнопку «ответить всем».
Что делать вместо этого: Если вам нужно отправить ответ 1:1 в тему, проверьте список получателей или начните новое письмо. Если вы оказались получателем случайного сообщения «ответить всем», не усугубляйте ситуацию, отвечая всем подряд. Свяжитесь с отправителем индивидуально, чтобы решить проблему.
12. Бессвязные письма
Здравствуйте!
Как прошла ваша неделя? Не могу поверить, что у нас снова холодная неделя. Вчера я пыталась вывести своих собак на прогулку, но мы прошли всего несколько кварталов, прежде чем они задрожали, и нам пришлось вернуться обратно! Я уже готова к лету.
На следующей неделе я приеду в офис во вторник (нельзя же пропустить вторник тако, верно?). Я буду мужественно добираться на работу пару дней, так как у нас будет собрание всех сотрудников! Вы не против выпить чашечку кофе? Я бы с удовольствием пообщался с вами и узнал, что нового происходит в вашем отделе.
Джеки
Хорошо налаживать контакт с коллегами и деловыми партнерами, но длинные, бессвязные письма просто неэффективны. Если это холодное письмо, читатель не дойдет до второго абзаца. На рабочем месте у ваших коллег может не хватить времени и сил на длинные личные анекдоты, и они ответят вам тем же.
Что делать вместо этого: Уважайте время собеседника и сократите письмо до самых важных деталей. Ограничьте любую светскую беседу одной строчкой. Если вам нужно многое сказать, оставьте это для встречи или реального разговора.
13. Сплетни и жалобы
Ух ты. Представляете, что только что произошло на встрече? Он выглядел так, будто у него лопнет кровеносный сосуд после одного этого комментария.
Тина
«Никогда не пишите то, что не хотите, чтобы кто-то другой прочитал». Я получила этот совет в средней школе, и хотя я не думаю, что он применим ко всем, он определенно применим к вашей рабочей электронной почте. Сплетням, жалобам или насмешкам над кем-то не место в профессиональной электронной почте.
Что делать вместо этого: Если у вас есть обоснованная жалоба на кого-то, вот что вам следует сделать. Поговорите с этим человеком напрямую или с вашим начальником или директором по персоналу. После завершения разговора задокументируйте его в нескольких пунктах в электронном письме. «Привет, просто вспоминаю наш сегодняшний разговор…». Таким образом, у вас будет запись для решения вопросов, связанных с производительностью, или для личных дел, если это потребуется. Вам просто нужно выпустить пар из-за трудного коллеги? Оставьте это для счастливого часа.
14. Невозможность выразить признательность или поблагодарить кого-то
Привет, Мэтт,
Рад, что это отменено. Двигаемся дальше, можем ли мы назначить стратегическое совещание по Q2 на следующую неделю?
Джонатан
Если кто-то выполнил для вас работу или оказал услугу, невежливо не отметить его вклад. Или еще хуже — присвоить себе чужие заслуги.
Что делать вместо этого: Когда вы завершаете проект или просто получаете присланное кем-то письмо, поблагодарите каждого за его работу и вклад. Немного благодарности и признания в присутствии коллег — и все будет в лучшем виде.
Профессиональные письма имеют значение
Неважно, с кем вы переписываетесь — с начальником, коллегой, клиентом или потенциальным клиентом, — профессионализм очень важен, поскольку ваши письма представляют вас и вашу компанию. Всегда перечитывайте свои письма, чтобы проверить имя получателя, опечатки, тон, а также то, что вы включили всю необходимую информацию и все вложения.